Създайте Отчет за Състоянието

Копиране на Шаблон

Копиране на Шаблон

Копиране на Шаблон

Копиране на Шаблон

Копиране на Шаблон

Копиране на Шаблон

Копиране на Шаблон

Копиране на Шаблон

Какво е отчет за състоянието?

Докладът за състоянието е документ или презентация, която предоставя актуална информация за напредъка на проект или задача. Обикновено включва информация за това какво е постигнато, какво остава да се направи, всякакви проблеми или предизвикателства, които са възникнали, и всякакви следващи стъпки.

Какви са предимствата на отчетите за състоянието?

Ползите от отчетите за състоянието включват:

• Гарантиране, че всички са на една и съща страница относно напредъка на проекта и следващите стъпки
• Помощ за идентифициране и адресиране на потенциални проблеми или препятствия на ранен етап
• Улесняване на комуникацията и сътрудничеството между членовете на екипа
• Осигуряване на отчетност и прозрачност на заинтересованите страни
• Позволява да се направят корекции в плановете на проекта, ако е необходимо

Какво е включено в отчета за състоянието?

Конкретната информация, включена в отчета за състоянието, може да варира в зависимост от проекта и аудиторията, но обикновено включва:

1. Преглед на състоянието на проекта
2. Обобщение на постигнатия напредък след последния доклад
3. Всички възникнали проблеми или предизвикателства и как се решават
4. Състояние на отделни задачи или етапи
5. Всички промени в плана на проекта или графика
6. Следващи стъпки и елементи за действие

Как се използват най-добре отчетите за състоянието?

Докладите за състоянието се използват най-добре, когато са:

• Редовно планирано и последователно разпределено
• Насочен към подходящата аудитория
• Ясно и кратко написано
• Фокусиран върху полезна информация и следващи стъпки
• Използва се като инструмент за комуникация и сътрудничество между членовете на екипа и заинтересованите страни

5 Стъпки за Създаване на Отчет за Състоянието

1 Започнете с резюме

Очертайте какъв е проектът, кой го спонсорира, защо го правите, кой го управлява и кога се дължи. Първата част на доклада трябва да бъде цялостно резюме на най-основната информация, свързана с проекта.

2 Какво Постигнахте Досега?

Обяснете какво сте завършили за проекта до момента. Какви етапи сте постигнали и какви големи победи сте имали?

3 Върху Какво Трябва да се Работи Сега?

Докоснете какво трябва да се разгледа по-нататък и каква е следващата стъпка в проекта. Какво е следващото действие и кой отговаря за изпълнението му?

4 Какви са Рисковете?

Нека публиката разбере какви са рисковете занапред. Как планирате да смекчите тези рискове? Какви действия ще предприемете, ако не можете да избегнете тези рискове? Кажете им дали има резервен план.

5 Как Изглежда Бюджетът?

Често хората, които четат актуализацията на състоянието, са тези, които финансират вашия проект, така че ги уведомете как харчите парите им. Илюстрирайте каква част от бюджета сте похарчили, за какво сте го похарчили и колко остава да похарчите. Планирате ли да надхвърлите бюджета? Или ще влезеш под?

Често задавани въпроси относно отчетите за състоянието

Колко често трябва да се изготвят доклади за състоянието?

Честотата на отчетите за състоянието може да варира в зависимост от проекта и екипа, но те обикновено се изготвят на седмична или двуседмична база.

Кой трябва да получава отчети за състоянието?

Аудиторията за отчети за състоянието може да варира в зависимост от проекта, но обикновено включва заинтересовани страни по проекта като спонсори, клиенти и членове на екипа.

Какво трябва да направя, ако срещна проблем или проблем по време на проекта?

Всички проблеми или проблеми трябва да бъдат включени в доклада за състоянието, заедно с описание на начина, по който се решават. Важно е да сте прозрачни относно всички предизвикателства, за да сте сигурни, че ще бъдат адресирани възможно най-скоро.

Колко дълъг трябва да бъде отчетът за състоянието?

Дължината на отчета за състоянието може да варира в зависимост от проекта, но той трябва да бъде кратък и да се фокусира върху полезна информация. Обикновено е достатъчен отчет от една до две страници.