Mi az 5 Whys

Sakichi Toyoda 5 Whys

Ha valami rosszul zajlik, különösen egy nagy szervezetnél, akkor ösztönözheti az ujjait, és elmozdulhat. Ez valószínűleg nem a legjobb módja annak, hogy megakadályozzuk a probléma felmerülését a jövőben. Sakichi Toyoda, a Toyota Motor Company alapítója kifejlesztette az "5 Whys" folyamatot, a gyökér oka elemzést, a vállalaton belül felmerülő problémák azonosítását és megoldását. Azóta széles körben elfogadott a leangyártás, a Kaizen és a Six Sigma módszertana részeként.

Bárki, aki valaha is egy hároméves kor körül volt, azonnal felismeri az 5 Whys vizsgálat alapjait. Amint azt a név is jelzi, az elemzés legfőbb feladata az, hogy folytassa a "miért" kérdést, amíg a probléma legfőbb oka nem érhető el. Nincs szabály, hogy öten kell megállítania, de általában öt ismétlésen belül elég.

5 Whys analízis lépései

Artikulálni a problémát

Mielőtt megkérdezhetné, miért fordulhat elő a probléma, meg kell mondani, hogy mi a probléma. A problémának a lehető legegyértelműbbnek kell lennie anélkül, hogy túlságosan egyszerűsítené. Ez a sajátosság segít annak biztosításában, hogy mindenki megegyezzen abban, hogy mi a probléma, és hogy elkerülje a vak embereket és az elefánt helyzeteket.

Azon túl, hogy csak egyetértünk azzal, hogy mi a probléma, minden érintettnek meg kell értenie, legalábbis alapszintben, hogy mi a probléma. Ha a probléma megfogalmazása túlságosan technikai jellegű, a vizsgálat nem feltétlenül tartalmazza az asztal mindenkit. Ha túl homályos vagy széles, akkor a kérdezés zavaros lesz és nem produktív.

Létrehozhat egy oksági láncot

Miután a probléma megfogalmazódott, megkezdődik a kihallgatás. Ahogy a neve is jelzi, ez a vizsgálat lényege. Kezdve a problémával, kérdezd meg, miért fordulhat elő. A probléma egy hatás, próbálja artikulálni az okát.

Lényeges, hogy ezt a folyamatot lassan vesszük. A következtetésekre történő ugráshoz hibák és kockázatok merülnek fel a tünetek és okok között. Ha befejezõdött, minden egyes kapcsolat logikailag hangos, és a gyökér oka a "és így" kijelentések sorával követhetõ a problémára.

Szükséges, hogy minden "miért?" Válaszoljon olyan okra, amely mind szükséges, mind elegendő ahhoz, hogy az előző lépést előidézze. "Szükséges" azt jelenti, hogy ha nem az ok miatt, a hatás nem fog megtörténni. A "megfelelő" azt jelenti, hogy az ok elég ahhoz, hogy a hatás önmagában történjen. Ha nincs különösebb elegendő ok, szükség lehet két párhuzamos vizsgálati vonal mentésére, vagy egy másik hibaelhárítási módszer használatát fontolgatja.

Jelölje meg a gyökér okait

Miután öt (vagyis) "miért?" Után történt, a legfőbb okot kell elérni. Ha az elemzést megfelelően végezték el, ennek a gyökérténynek a megszüntetése megakadályozza a hibát a jövőben. Ezt a gyökér okból kezdõdõen ellenõrizhetjük és az okság láncolatának megõrzésével ellenõrizhetjük.

A gyökér oka mindig a feldolgozásra kell mutatnia. Ez az 5 Whys módszer lényeges, de gyakran figyelmen kívül hagyott szempontja. Egy ilyen közönséges beszéd: "az emberek nem sikertelenek, a folyamatok nem". Hasonlóképpen nem célszerű olyan gyökér okokra utalni, amelyek kívül esnek az irányításunkból, mint a tornádó hibáinak felmerülése. A folyamatok a mi irányításunkon belül vannak. Ha az elérni kívánt ok nem változtatható meg, vagy nem egy folyamat, kérdezze meg miért, amíg egy életképes kiváltó okot nem azonosít. A tornádó példáján a következő válasz a "Miért?" Lehet: "A sürgősségi és vészhelyzeti eljárásaink nem foglalkoztak kellően a természeti katasztrófákkal".

Ellenintézkedések bevezetése

A vizsgálat véget ér az ellenintézkedések megfogalmazásával és bevezetésével. Ezeket meg kell különböztetni az egyszerű "megoldásoktól". A megoldás megoldja ezt a problémát, de csak kezelés, nem gyógyítás. Az ellenintézkedések erőteljesebbek, és egy sor olyan intézkedésből állnak, amelyek megakadályozzák, hogy a kiváltó ok újból előfordulhasson.

Ha a tervezett számlálóintézkedés nem megvalósítható, kérdezze meg "miért?". Lehet, hogy nem igazán azonosítottad a legfontosabb okot, amely az irányításod alatt áll. Ha az ellenintézkedések drágábbak vagy időigényesebbek, mint a probléma kezelése, próbálkozzon újratervezéssel. Az ellenintézkedéseknek a lehető legcsekélyebb változtatásokat kell végrehajtaniuk, miközben meg kell szüntetniük a kiváltó okot.

Ki kér?

Az 5 Whys a Genki Genbutsu (現 地 現 物) filozófiájából származik, gyakran fordítva "go and see". Ennek az az oka, hogy - szemben a többi ok-okozati elemzéssel - az 5 Whys-et a folyamathoz legközelebb álló személyekkel kell kezdeni. Nem igényel különleges készségeket, vagy statisztikai képzést, csak ismerik a vizsgált folyamatot. Még a laikusok is elvégezhetik az elemzést, szakértők vagy referenciaanyagok kis segítségével.

Létfontosságú, hogy az emberek, akik "miért?" Legyenek az emberek, akik ismerik a törött rendszert. Ha a vizsgálatot végző emberek nem ismerik a folyamatot, akkor nem fognak képesek robusztus oksági láncot létrehozni. Ez nem jelenti azt, hogy a vezetést ki kell zárni egy 5 Whys vizsgálatból; meg kell érteniük, mi történt rosszul, és fontos érdekeltek az ellenintézkedések megtervezésében és alkalmazásában. A menedzsmentnek azonban vissza kell térnie, és lehetővé kell tennie a domain-szakértők számára az elemzés vezetését.

Storyboarding 5Amiért elemzések

A nyomon követési problémák visszaadása a kiváltó oknak egy inherens narratív folyamat. Az oksági lánc minden egyes eseménye összekapcsolódik, és koherens elbeszélést kell létrehoznia. A forgatókönyvek ezt a feladatot gondolkodási segédeszközként szolgálják, hanem azért is, mert az érdekeltek felé kommunikáltak, hogy mi hiba történt, és hogyan kerül rögzítésre. Mivel a kiváltó ok mindig folyamat, és az ellenintézkedéseket úgy kell megtervezni, hogy javítsák ezt a folyamatot, a szigorú 5 Whys-vizsgálat eredményei egy elbeszélés lesz arról, hogy a probléma soha többé nem fog megtörténni.

5 Whys / Root Cause Analysis Template

Gyakran ismételt kérdések az 5 miértről

What is the 5 Whys method in root cause analysis?

The 5 Whys method is a simple problem-solving tool that involves repeatedly asking "why?"—typically five times—to drill down to the root cause of an issue. It's widely used in lean manufacturing and process improvement to address underlying problems, not just symptoms.

How do I use the 5 Whys technique in my classroom or school?

To use the 5 Whys in education, start by clearly stating the problem, then ask "why" it happened. Repeat the process up to five times to uncover the root cause and brainstorm countermeasures that prevent recurrence. Involve those closest to the issue for best results.

Why is it important to focus on process rather than people when using 5 Whys?

Focusing on processes instead of people helps avoid blaming individuals and instead improves systems. This leads to more sustainable solutions and fosters a culture of continuous improvement, as processes are within your control while people may not be.

What are some examples of using the 5 Whys in education settings?

Examples include uncovering why students are consistently late to class, why assignments aren't submitted on time, or why technology failures happen. By asking "why" repeatedly, educators can identify issues like unclear instructions or lack of access, then develop solutions.

What is the difference between solutions and countermeasures in 5 Whys analysis?

Solutions fix the immediate problem, while countermeasures address the root cause to prevent recurrence. Countermeasures are more robust and sustainable, ensuring that the same issue doesn't happen again.