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- Hola negro, Quiero hacerte unas preguntas, para empezar, sabes del uso de la caja general y de la caja menor
- Hola Jefe, ¡claro!, la caja general es la cuenta que registra todo el efectivo que ingresa y sale del ente económico. y la caja Menor es un fondo de dinero necesario para cubrir los gastos menores e imprevistos, que por su carácter de urgente requieran el pago inmediato.
- ¡Perfecto!, ¿ahora, que es la apertura de la caja menor?
- Es establecer lineamientos para las transacciones relacionadas con la apertura de caja menor en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación
- ¿y sus políticas?....¿Cuáles son las Políticas para la administración y control de la caja menor?.
- ¿y de la caja general?
- Es un poco largo pero....En las instalaciones de la empresa se deberá contar con un espacio físico destinado exclusivamente para el manejo de valores, recursos en efectivo y documentos propiedad de LICONSA, S.A. DE C.V., éste será denominado como Caja General.Deberá estar ubicada en el lugar que ofrezca las mejores condiciones de seguridad de la oficina. De preferencia debe estar aislada de las áreas generales de trabajo, y estar acondicionada de tal manera que el acceso esté restringido y de fácil entrada para el personal
- Y por ultimo, En el interior del área de la Caja General, se deberá contar con una caja fuerte del tamaño adecuado a las necesidades propias de esta área operativa de la empresa, para el resguardo y custodia de documentos valores que obran en poder del responsable de la Caja General.
- El dinero que se entregue para el manejo de las Cajas Menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente.El responsable para el manejo de la caja menor deberá actuar de conformidad con la ley y responderá por la legalización oportuna y el manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales y disciplinarias a que hubiere lugar.
- ….¿Quién es el responsable de estos fondos?
- Sera el funcionario designado por el director general mediante resolución de constitución o resolución de apertura de la caja menor y es quien responde decuplicaría, fiscal, tributaria y penal mente, por las acciones y omisiones de la administración y manejo.
- ¿y sobre sus reembolsos? Para que sirve un reembolso en la caja menor? y ¿Cuáles son sus soportes?
- El reembolso de caja menor es la acción que permite reponer o reembolsar el dinero que se ha gastado del fondo de caja menor, para que este vuelva a tener los fondos disponibles asignados por la administración de la empresa.y sus los respectivos soportes, en los que se incluye fecha, concepto, identificación del beneficiario del pago, e incluso las cuentas utilizadas en la contabilización.
- Y por ultimo, ¿Qué es el arqueo de caja menor y su procedimiento?
- Gracias negro, puede proseguir con tu trabajo.
- Es el análisis de transacciones del efectivo en un momento determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales.
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