Era início da noite, quando o gerente Conheci recebeu um chamado do seu chefe, pedindo para se reunir ainda naquele dia. Cansado, mas fiel às suas responsabilidades, Conheci atendeu ao chamado. Chegando na reunião, Conheci recebeu de seu chefe uma importante demanda: implementar algum mecanismo para reter o conhecimento dos aposentáveis que sairiam no próximo ano no programa de demissão voluntário (PDV).
Conheci não sabia naquele momento que estratégia deveria utilizar, mas como bom gestor, o primeiro passo foi conhecer profundamente o problema. Para isso, convidou para integrar seu time um estagiário recém chegado na empresa, mas com bastante potencial, chamado Mento.
Mento tinha passado recentemente por uma capacitação da SBGC, onde aprendeu os principais conceitos e práticas de GC que poderiam ser aplicadas para retenção de conhecimento. O primeiro passo sugerido por Mento foi o diagnóstico mais detalhado do problema, para que fossem priorizadas as pessoas e projetos a serem contemplados pelo programa de GC. Para isso, foram realizadas uma série de entrevistas com a alta liderança e com os empregados inscritos no PDV, permitindo assim um mapa de conhecimentos críticos da empresa e também um inventário do conhecimento de cada empregado.
A segunda etapa consistiu na definição das práticas de GC que deveriam ser aplicadas. Mento explicou que a mentoria seria uma prática adequada para o problema de saída de profissionais, porém demandava um certo tempo para execução. Outra alternativa, um pouco mais rápida, seria o registro do conhecimento através de um programa de narrativas, onde os empregados mapeados contariam o histórico de suas carreiras e também os conhecimentos técnicos adquiridos durante sua atuação na empresa.
Como o diagnóstico mostrava que as saídas dos profissionais pelo PDV variavam de 3 a 12 meses, dependendo da criticidade dos processos em que atuavam, a proposta de retenção do conhecimento foi um mix das duas práticas sugeridas por Mento: Um programa de narrativas em vídeo para todos os aposentáveis e um programa de mentoria para as saídas que aconteceriam de 10 a 12 meses. Assim, seria possível minimamente capturar o conhecimento de todos e se aprofundar nos aposentáveis com processos mais críticos.
Após a aprovação do plano pela alta liderança, os empregados impactados foram comunicados da necessidade dos projetos de GC e da importância da boa execução. Como estímulo, mensalmente eram premiadas as melhores narrativas através de votação popular. Após 12 meses, todos os empregados inscritos no PDV já tinham se desligado da empresa e para evitar novos riscos de descontinuidades de conhecimento, o programa de narrativas e de mentorias agora ocorre de forma recorrente, independentemente de programas de desligamento voluntário. Após o sucesso do programa, Conheci efetivou Mento.