Організація АД на рівні фонду
Текст Раскадровки
- Добрий день! Мене звати Архівник. Цікавить організація документів на рівні архівного фонду.
- Привіт! Я Каспер. Все просто - спочатку документи фонду розбиваємо на групи. Але для такого групування потрібно знати певні ознаки.
- Головні ознаки групування АД - структурна та хронологічна. 1 здійснюємо за відділами організації, 2 - за роками. Все зрозуміло?
- А є інші ознаки групування?
- Звичайно, їх багато. Галузева, функціональна, тематична, номінальна, авторська, кореспондентська, географічна. Але вони другорядні.
- Найчастіше для групування застосовують 2 ознаки відразу. Наприклад, структурно-хронологічне групування або навпаки.
- Зрозумів!!!Або хронологічно-структурне.Спочатку групуємо документи за роками, а потім за відділами.
- Коли застосовуємо другорядні ознаки?
- Якщо відсутня чітка структура в організації, багато різноманітних документів, є окремі великі групи документів (листи).
- Як же просто групувати документи звичайних фондів!!!Але ми забули про персональні фонди?
- Це вже проблеми Віталія Дмитровича!!!