Správa o stave je dokument alebo prezentácia, ktorá poskytuje aktuálne informácie o priebehu projektu alebo úlohy. Zvyčajne obsahuje informácie o tom, čo sa dosiahlo, čo ešte treba urobiť, akékoľvek problémy alebo výzvy, ktoré sa vyskytli, a akékoľvek ďalšie kroky.
Medzi výhody správ o stave patria:
Konkrétne informácie zahrnuté v správe o stave sa môžu líšiť v závislosti od projektu a publika, ale zvyčajne zahŕňajú:
Správy o stave sa najlepšie používajú, keď sú:
Načrtnite, čo je projekt, kto ho sponzoruje, prečo ho robíte, kto ho riadi a kedy je splatný. Prvá časť správy by mala byť celkovým zhrnutím najzákladnejších informácií súvisiacich s projektom.
Vysvetlite, čo ste doteraz pre projekt dokončili. Aké míľniky ste dosiahli a aké veľké výhry ste dosiahli?
Dotknite sa toho, čo je potrebné ďalej riešiť a aký je ďalší krok v projekte. Čo je ďalším akčným bodom a kto má na starosti jeho dokončenie?
Dajte publiku vedieť, aké riziká hrozia. Ako plánujete tieto riziká zmierniť? Aké kroky podniknete, ak sa nedokážete vyhnúť týmto rizikám? Dajte im vedieť, či existuje záložný plán.
Ľudia, ktorí čítajú aktualizáciu stavu, sú často tí, ktorí financujú váš projekt, takže im dajte vedieť, ako míňate ich peniaze. Uveďte, koľko z rozpočtu ste minuli, na čo ste ho minuli a koľko ešte zostáva minúť. Plánujete prekročiť rozpočet? Alebo prídeš dole?
Frekvencia správ o stave sa môže líšiť v závislosti od projektu a tímu, ale zvyčajne sa pripravujú týždenne alebo raz za dva týždne.
Publikum pre správy o stave sa môže líšiť v závislosti od projektu, ale zvyčajne zahŕňa zainteresované strany projektu, ako sú sponzori, klienti a členovia tímu.
Akékoľvek problémy alebo problémy by mali byť zahrnuté v správe o stave spolu s popisom, ako sa riešia. Je dôležité byť transparentný, pokiaľ ide o akékoľvek výzvy, aby sa zabezpečilo, že sa budú riešiť čo najskôr.
Dĺžka správy o stave sa môže líšiť v závislosti od projektu, mala by však byť stručná a zameraná na použiteľné informácie. Vo všeobecnosti postačuje jedna až dvojstranová správa.