Durum raporu, bir proje veya görevin ilerleyişi hakkında güncelleme sağlayan bir belge veya sunumdur. Tipik olarak, neyin başarıldığı, yapılması gerekenler, ortaya çıkan sorunlar veya zorluklar ve sonraki adımlar hakkında bilgiler içerir.
Durum raporlarının faydaları şunları içerir:
Bir durum raporunda yer alan belirli bilgiler, projeye ve hedef kitleye bağlı olarak değişiklik gösterebilir ancak tipik olarak aşağıdakileri içerir:
Durum raporları en iyi şu durumlarda kullanılır:
Projenin ne olduğunu, kimin sponsor olduğunu, neden yaptığınızı, kimin yönettiğini ve ne zaman biteceğini ana hatlarıyla belirtin. Raporun ilk bölümü, projeyle ilgili en temel bilgilerin genel bir özeti olmalıdır.
Bugüne kadar proje için neleri tamamladığınızı açıklayın. Hangi dönüm noktalarına ulaştınız ve hangi büyük kazanımları elde ettiniz?
Bundan sonra nelerin ele alınması gerektiğine ve projede bir sonraki adımın ne olduğuna dokunun. Bir sonraki eylem öğesi nedir ve onu tamamlamaktan kim sorumlu?
Seyircinin ileriye dönük riskleri bilmesini sağlayın. Bu riskleri nasıl azaltmayı planlıyorsunuz? Bu risklerden kaçınamazsanız hangi önlemler alınacaktır? Bir yedekleme planı olup olmadığını onlara bildirin.
Genellikle durum güncellemesini okuyan kişiler, projenize fon sağlayan kişilerdir, bu nedenle paralarını nasıl harcadığınızı onlara bildirin. Bütçenizin ne kadarını harcadığınızı, neye harcadığınızı ve daha ne kadar harcamanız gerektiğini gösterin. Bütçeyi aşmayı planlıyor musunuz? Yoksa altına mı gireceksin?
Durum raporlarının sıklığı projeye ve ekibe göre değişebilir, ancak bunlar genellikle haftalık veya iki haftada bir hazırlanır.
Durum raporlarının hedef kitlesi projeye bağlı olarak değişebilir, ancak genellikle sponsorlar, müşteriler ve ekip üyeleri gibi proje paydaşlarını içerir.
Herhangi bir sorun veya mesele, nasıl ele alındığının bir açıklamasıyla birlikte durum raporuna dahil edilmelidir. Mümkün olan en kısa sürede ele alınmasını sağlamak için herhangi bir zorluk hakkında şeffaf olmak önemlidir.
Bir durum raporunun uzunluğu projeye bağlı olarak değişebilir, ancak kısa ve öz olmalı ve eyleme geçirilebilir bilgilere odaklanmalıdır. Genel olarak, bir ila iki sayfalık bir rapor yeterlidir.
