تقرير الحالة هو مستند أو عرض تقديمي يوفر تحديثًا للتقدم المحرز في مشروع أو مهمة. وعادةً ما يتضمن معلومات حول ما تم إنجازه ، وما الذي يجب القيام به ، وأي قضايا أو تحديات نشأت ، وأي خطوات تالية.
تشمل مزايا تقارير الحالة ما يلي:
قد تختلف المعلومات المحددة المضمنة في تقرير الحالة اعتمادًا على المشروع والجمهور ، ولكنها تتضمن عادةً:
من الأفضل استخدام تقارير الحالة عندما تكون:
حدد ماهية المشروع ، ومن يرعاه ، ولماذا تقوم به ، ومن يديره ، ومتى يحين موعده. يجب أن يكون الجزء الأول من التقرير ملخصًا شاملاً لمعظم المعلومات الأساسية المتعلقة بالمشروع.
اشرح ما أنجزته للمشروع حتى الآن. ما هي المعالم التي حققتها وما هي المكاسب الكبيرة التي حققتها؟
تطرَّق إلى ما يجب معالجته بعد ذلك وما هي الخطوة التالية في المشروع. ما هو عنصر العمل التالي ومن المسؤول عن إكماله؟
دع الجمهور يعرف ما هي المخاطر في المستقبل. كيف تخطط للتخفيف من هذه المخاطر؟ ما هي الإجراءات التي ستتخذها إذا كنت غير قادر على تجنب هذه المخاطر؟ دعهم يعرفون ما إذا كانت هناك خطة احتياطية.
غالبًا ما يكون الأشخاص الذين يقرؤون تحديث الحالة هم من يمولون مشروعك ، لذا دعهم يعرفون كيف تنفق أموالهم. وضح مقدار الميزانية التي أنفقتها ، وما الذي أنفقته عليه ، والمبلغ المتبقي لإنفاقه. هل تخطط لتجاوز الميزانية؟ أم أنك ستدخل تحت؟
قد يختلف تواتر تقارير الحالة اعتمادًا على المشروع والفريق ، ولكن يتم إعدادها عادةً على أساس أسبوعي أو كل أسبوعين.
قد يختلف جمهور تقارير الحالة اعتمادًا على المشروع ، ولكنه يشمل عادةً أصحاب المصلحة في المشروع مثل الرعاة والعملاء وأعضاء الفريق.
يجب تضمين أي مشاكل أو قضايا في تقرير الحالة ، إلى جانب وصف لكيفية معالجتها. من المهم التحلي بالشفافية بشأن أي تحديات لضمان معالجتها في أقرب وقت ممكن.
قد يختلف طول تقرير الحالة اعتمادًا على المشروع ، ولكن يجب أن يكون موجزًا ويركز على المعلومات القابلة للتنفيذ. بشكل عام ، يكفي تقرير من صفحة إلى صفحتين.
