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एक बातचीत के लिए तैयार कैसे करें

लिखित नथानेल ओखुयेन द्वारा

नेगोसिएशन संसाधन अनुभाग में अन्य लेख देखें।

तैयारी सफलता की कुंजी है

बातचीत योजना गाइड


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हम अक्सर सोचते हैं कि सर्वोत्तम वार्ताकार वे हैं जो अपने पैरों पर जल्दी होते हैं और एक पल की सूचना पर जाने के लिए तैयार होते हैं। हम कल्पना करते हैं कि बातचीत करने की क्षमता कुछ सहज क्षमता है जो कुछ लोगों के पास है, और अन्य नहीं है। यह सच से आगे नहीं हो सकता है। एक सफल वार्ता की कुंजी तैयारी है। तैयारी के बहुत सारे। पृष्ठभूमि अनुसंधान से, कंक्रीट रणनीति और नियोजन के लिए, जब आप टेबल पर बैठते हैं तो बातचीत करने की तैयारी में समय बिताया जाएगा।

यह मार्गदर्शिका छह चरणों को बताती है जो आप अपनी अगली बातचीत के लिए तैयार कर सकते हैं, और स्टोरीबोर्ड और ग्राफ़िक आयोजकों का उपयोग कैसे करें ताकि वह तैयारी प्रभावी और कुशल दोनों हो सके। आपको टेम्पलेट्स मिलेंगे जिनका उपयोग आप अपनी तैयारियों में मदद के लिए कर सकते हैं, और उदाहरणों को पूरा करने के उदाहरणों के लिए।

सभी उदाहरण एक स्मार्ट-विजेट स्टार्टअप नेक्स्टविड्ज की कहानी का पालन करते हैं, क्योंकि वे अपने निर्माता फैब्रिकॉर्प के साथ अपने अनुबंध को फिर से बातचीत करने के लिए तैयार हैं। *

चरण एक: शुरू करने से पहले

अच्छी तैयारी को ज्ञान की एक मजबूत नींव पर आराम करने की जरूरत है। इससे पहले कि आप एक विशिष्ट बातचीत की योजना बनाना शुरू करें, आपको उन तत्वों पर शोध करने और प्रतिबिंबित करने में समय लगेगा जो इसमें महत्वपूर्ण भूमिका निभाएंगे। कुछ बिंदु क्या हैं जिन पर आपको ध्यान देना चाहिए?



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पहला: अपने आप को जानें

आप दर्ज हर बातचीत में भागीदार हैं। यदि आप अपने और अपनी स्थिति के बारे में ईमानदार हो सकते हैं, तो आप नौसिखिया वार्ताकारों के कई ठोकरों से बच सकते हैं। एक विशिष्ट वार्ता के लिए तैयारी शुरू करने से पहले, आपको पता होना चाहिए:



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अपने बारे में कुछ और दूसरों को आप कैसे समझते हैं

एक " जोहारी विंडो " आत्म-ज्ञान रिकॉर्ड और विस्तार करने का एक सरल अभ्यास है। स्व-प्रतिबिंब गतिविधियों की एक विस्तृत श्रृंखला में लाभांश प्रदान करेगा, और यदि आप एक व्यक्ति के बजाय टीम के रूप में बातचीत कर रहे हैं तो विशेष रूप से सहायक हो सकते हैं।


आपकी पसंदीदा बातचीत शैली

क्या आप सहकारी वार्ताकार हैं? एक प्रतिस्पर्धी एक? यदि आप वार्तालाप शैलियों से परिचित नहीं हैं, तो बातचीत करते समय पढ़ें और प्रतिबिंबित करते हैं कि आप बातचीत के दौरान सबसे अधिक आरामदायक महसूस करते हैं। अपनी कुछ हालिया बातचीत के बारे में सोचें, और आपने उनसे कैसे संपर्क किया।


आपकी स्थिति की ताकत और कमजोरियां

एक " एसडब्ल्यूओटी विश्लेषण " आप कहां खड़े हैं की यथार्थवादी और संतुलित तस्वीर प्राप्त करने के लिए एक शानदार टूल है।



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दूसरा: अपने दुश्मन को जानें।

यह जानने के लिए पर्याप्त नहीं है कि आप कहां से आ रहे हैं, आपको अपने प्रतिद्वंद्वी के बारे में जितना भी पता कर सकते हैं उतना ही पता होना चाहिए।


अपने प्रतिद्वंद्वी की स्थिति में कल्पना कीजिए।

वही परीक्षा करें जो आपने अभी अपने लिए की है, लेकिन उनके परिप्रेक्ष्य से। यदि कुछ और नहीं है, तो स्पाइडर मैप के साथ अपने प्रतिद्वंद्वी के बारे में आपके पास मौजूद प्रमुख जानकारी व्यवस्थित करें, ताकि आप इसे एक नज़र में देख सकें।


वार्ता से वे क्या चाहते हैं?

इस वार्ता का दूसरा पक्ष वार्ता से क्या प्राप्त करने की तलाश में है, इस पर विचार करें। इस निष्कर्ष पर कूदने के लिए सावधान रहें कि वे आपको घुटने और डालना चाहते हैं। कई बार, "विरोधियों" संभावित सहयोगी होते हैं, यदि आपकी रुचियां पर्याप्त रूप से संरेखित होती हैं।


दूसरी तरफ से आपका रिश्ता क्या है?

क्या आप परिचित हैं? इतिहास क्या है? इस जानकारी को व्यवस्थित करने के लिए एक समयरेखा बनाने पर विचार करें। ट्रस्ट वार्ता में एक महत्वपूर्ण कारक है और दूसरी तरफ आपका इतिहास उस का एक बड़ा घटक होगा।



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तीसरा: इलाके को जानें।

यदि आप पहले से ही एक एसडब्ल्यूओटी विश्लेषण कर चुके हैं, तो आपने वार्ता के आस-पास के कुछ पर्यावरणीय कारकों के बारे में सोचना शुरू कर दिया है। इन्हें पोर्टर की पांच शक्तियों या पीईटी विश्लेषण जैसे ढांचे के साथ एक मैक्रो स्तर पर आगे की खोज की जा सकती है। अनुसंधान और विचार करने के लिए अन्य चीजों में शामिल हैं:


इस वार्ता को कौन देख रहा है?

यहां तक ​​कि निजी बातचीत में भी दर्शक हैं। दोनों पक्षों के वार्ताकारों के पास हितधारकों के पास हो सकता है, जो वे रिपोर्ट कर रहे हैं, या प्रतियोगियों जो परिणाम की हवा पकड़ लेंगे। कुछ सबसे महत्वपूर्ण दर्शक सदस्य कमरे में हैं, क्योंकि प्रत्येक वार्ताकार जीतने वाली कथा के साथ तालिका से दूर भागने में सक्षम होना चाहता है।


वार्ता के लिए आप कुछ आधार नियम क्या चाहते हैं?

क्या आपके प्रतिद्वंद्वी को कोई संसाधन चाहिए? विषय या सीमा से बाहर क्या मुद्दे हैं?


आपके उद्योग के बारे में जानकारी

आपके क्षेत्र या उद्योग के बारे में कोई भी जानकारी सहायक हो सकती है, और भविष्य में वैसे भी उपयोगी हो सकती है। आप वार्ता के दौरान इस जानकारी के बारे में भी सोच नहीं सकते हैं, लेकिन यह आपको उन्मुख करने में मदद करेगा और आपकी तैयारी को सूचित करेगा।


अपना स्वयं का एसडब्ल्यूओटी विश्लेषण या जोहारी विंडो बनाने के लिए नीचे दिए गए टेम्पलेट का उपयोग करें।



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चरण दो: आपके उद्देश्य क्या हैं?

वार्ता योजना की अक्सर उपेक्षित पहलू वास्तव में विचार करना है कि उद्देश्य क्या हैं। परिप्रेक्ष्य खोना और एक स्पष्ट निष्कर्ष पर कूदना आसान है, फिर बातचीत के दौरान उस उद्देश्य को आगे बढ़ाएं। गहन निष्कर्ष उतना फायदेमंद नहीं हो सकता जितना वे पहले प्रकट होते हैं, और रचनात्मक विकल्पों को भीड़ में डाल सकते हैं।

इस बात पर विचार करें कि आपको बातचीत से क्या चाहिए, और आप इससे क्या चाहते हैं। "ज़रूरतें" वे उद्देश्यों हैं जो अनावश्यक हैं और आपको बातचीत से चलने की आवश्यकता होगी यदि आप नहीं प्राप्त कर सकते हैं। वे उन चीजों को भी शामिल करते हैं जिन्हें आप नहीं कर सकते हैं, या तो क्योंकि यह आपकी शक्ति से बाहर है, या यह सार्थक नहीं है। वे आपकी निचली रेखा बनाते हैं और उन्हें स्वीकार नहीं किया जाना चाहिए।

दूसरी तरफ, "चाहता है", ऐसे उद्देश्यों हैं जिन्हें व्यापार किया जा सकता है, या किसी तरह से संशोधित किया जा सकता है। यहां तक ​​कि यदि वे मूल्यवान हैं, तो उन्हें प्राप्त करने से वार्ता असफल नहीं होगी। उन्हें "जरूरतों" के लिए दूर व्यापार किया जाना चाहिए। वे रचनात्मक सहयोग के लिए उपजाऊ जमीन भी बनाते हैं, क्योंकि वे दूसरी तरफ की जरूरतों और इच्छाओं को समायोजित करने के लिए बदल सकते हैं।

उन वार्तालापों से शुरूआत करें जिन्हें आप इस बातचीत से परिणाम देना चाहते हैं। परिणामों को "जरूरतों" और "चाहता है" में विभाजित करें। अपनी "जरूरतों" को एक निचली पंक्ति में संयोजित करें, और देखें कि क्या कोई "इच्छा" है जो असंगत है। शेष "चाहता है" रैंकिंग पर विचार करें कि वे आपके लिए कितने मूल्यवान हैं।



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चरण तीन: बीएटीएनए और सर्वश्रेष्ठ प्रथम ऑफर

चूंकि सभी वार्ता सफल नहीं हैं, इसलिए आपको टेबल से दूर जाने के लिए तैयार रहना चाहिए। आप पहले से ही जानते हैं कि आपको बातचीत से क्या चाहिए, और नीचे की रेखा है, लेकिन आपको एक वार्तालाप समझौते , या "बाटना" के लिए सर्वश्रेष्ठ विकल्प के साथ तैयार रहना चाहिए। बाटना बनाने में चार कदम हैं:



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BATNA Spider Map
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उदाहरण

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अपने विकल्पों का मूल्यांकन करने में, आप कई विशिष्ट मीट्रिक का उपयोग करने में सक्षम हो सकते हैं, लेकिन यहां तक ​​कि एक बहुत ही सामान्य विश्लेषण को ठोस डेटा, स्पष्ट शक्तियों, संभावित कमजोरियों और अन्य प्रासंगिक जानकारी में जानकारी विभाजित करके कवर किया जा सकता है। प्रत्येक श्रेणी में सबसे महत्वपूर्ण बिंदु को चित्रित करने से तुलना अधिक कठिन हो जाएगी।


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NextWidget Alternatives Comparisons
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उदाहरण

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बीएटीएनए और नीचे की रेखाएं

यदि आपका बीटाएन आपके चलने वाले बिंदु से काफी बेहतर या बदतर है, तो आप एक या दूसरे को पुन: पेश करना चाहेंगे।

अब जब आपने सोचा होगा कि आप कब चल सकते हैं, तो विचार करें कि आपका प्रतिद्वंद्वी ऐसा ही कर सकता है। वे क्या चाहते हैं? उन्हें क्या चाहिए? उनके विकल्प क्या हैं? अपने प्रतिद्वंद्वी के लक्ष्यों, नीचे की रेखा, और BATNA का आकलन करने का प्रयास करें। एक बार ऐसा करने के बाद, वार्ता के दौरान आप एक विस्तारित प्रस्ताव विकसित कर सकते हैं।

यह पहला प्रस्ताव ऐसा कुछ होना चाहिए जो वे सहमत हो सकते हैं जो आपकी सभी ज़रूरतों को पूरा करता है और जितना संभव हो सके आपकी इच्छाओं को पूरा करता है। जैसा कि आप वार्ता के पहले और उसके दौरान अधिक जानकारी प्राप्त करते हैं, आप इसे दूसरी तरफ पेश करने से पहले इस पहले प्रस्ताव को संशोधित कर सकते हैं।



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चरण चार: पार्टियों की स्थिति की तुलना करना

शैलियों और दृष्टिकोण की तुलना

आपकी बातचीत शैली क्या है? उनकी शैली क्या है? दोनों पक्षों के पास क्या दृष्टिकोण हैं? उनसे मेल खाने का नतीजा क्या है? संभावित परिणाम की कल्पना करने के लिए एक स्टोरीबोर्ड बनाएं। परिस्थितियों के अनुरूप अपनी शैली को अनुकूलित करने पर विचार करें।



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बिजली की तुलना

लोग कभी-कभी मजबूत सौदा स्थिति में होने के बारे में बात करते हैं। इसका सचमुच में मतलब क्या है? एक वार्तालाप बिजली विश्लेषण आपको यह समझने में मदद करेगा कि आपकी सौदा स्थिति वास्तव में कितनी फायदेमंद है और इसे अपने प्रतिद्वंद्वी की स्थिति से तुलना करें।

ग्रिड का उपयोग करके, प्रत्येक श्रेणी और अपने प्रतिद्वंद्वी में अपनी शक्ति सूचीबद्ध करें।


रचनात्मक दूसरी तरफ कुछ प्रदान करने की क्षमता। उदाहरण के लिए: एक खरीदार के पास विक्रेता के पैसे देने के लिए रचनात्मक शक्ति होती है, और विक्रेता को खरीदार को माल भेजने के लिए रचनात्मक शक्ति होती है।
प्रतिरोधी दूसरी तरफ जो कुछ चाहते हैं उसे प्राप्त करने की क्षमता। एक उदाहरण कंपनी या उत्पाद का बहिष्कार करने की धमकी देगा।
चलना वार्ता से दूर चलने की स्वतंत्रता है। यह एक मजबूत Batna द्वारा बढ़ाया जाता है। यह शक्ति महत्वपूर्ण रूप से इस शक्ति का उपयोग न करना महत्वपूर्ण है; अवरोधक शक्ति की तरह, यह विश्वास को खराब कर सकता है।
मानक का निष्पक्षता जैसे मानक मूल्यों के लिए अपील को अक्सर बातचीत रणनीति के रूप में अनदेखा किया जाता है। हालांकि, यह अनौपचारिक बातचीत का आधारशिला है और अन्य शक्तियों को अच्छी तरह प्रशंसा करता है। यह उन वार्ताकारों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जिनके पास अन्य बिजली श्रेणियों में सौदा करने के लिए बहुत कम है।
सामूहिक यह वार्ता के बाहर व्यक्तियों या समूहों तक पहुंचकर किसी अन्य प्रकार की शक्ति को बढ़ाने या बढ़ाने की क्षमता है। संघ एकजुटता हमलों के पीछे यह बल है; एक कंपनी अपने स्वयं के श्रमिकों के लिए प्रतिस्थापन ढूंढ सकती है, लेकिन फिर भी उन ड्राइवरों द्वारा डिलीवरी की आवश्यकता है जो पैकेट लाइनों को पार नहीं करेंगे।
निजी यह दूसरों के साथ काम करने, समस्या हल करने, या मनाने के लिए एक विशिष्ट वार्ताकार की करिश्मा या क्षमताओं है। यह प्रतिस्पर्धी और सहयोगी बातचीत में प्रभावी ढंग से तैनात होने के अन्य रूपों को शक्ति प्रदान करने की अनुमति देता है।


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NextWidget v. Fabricorp Power Comparison
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सामान्य ग्राउंड ढूँढना

आपके लिए क्या महत्वपूर्ण है? उनके लिए क्या महत्वपूर्ण है? आप आसानी से क्या दे सकते हैं? वे आसानी से क्या दे सकते हैं? इस जानकारी को आसानी से 2x2 ग्रिड की एक जोड़ी में व्यवस्थित किया जा सकता है।

सामान्य जमीन की तलाश करने के लिए इस जानकारी का प्रयोग करें। लक्ष्य जो दोनों पक्षों और संगत दोनों के लिए महत्वपूर्ण हैं पारस्परिक रूप से लाभकारी समझौते के लिए उत्कृष्ट प्रारंभिक बिंदु हैं। इन क्षेत्रों में तेजी से प्रगति की उम्मीद है, और अधिक विवादास्पद वस्तुओं के लिए मार्ग प्रशस्त करें।

ये तुलना सौदा पैकेजों के निर्माण में भी उपयोगी हैं, जिन्हें हम अगले चरण में और चर्चा करेंगे।



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चरण पांच: वार्तालाप की कल्पना

सौदेबाजी करते समय, एक समय में एक मुद्दे से निपटने के लिए यह मोहक है। कभी-कभी दूसरों पर जाने से पहले समझौते के एक बिंदु को स्थापित करना रणनीतिक रूप से महत्वपूर्ण होता है, लेकिन अक्सर यह पेड़ों के लिए जंगल को याद करता है। विकल्प कई वस्तुओं को " पैकेज " में समूहित करना है। यह रिसेप्शन को अवांछित बिंदुओं को नरम कर सकता है, और परिणामों को असंगत या विरोधाभासी बनने से रोकता है।

आइटम द्वारा आइटम के बजाय पैकेज के साथ सौदा करने से जटिल प्रस्ताव और काउंटरफ़ोर्स बनते हैं, जो सीधे रखना मुश्किल हो सकता है। अलग-अलग वस्तुओं की सूची के बजाय इन्हें ठोस तरीके से कल्पना करना उपयोगी होता है। एक स्टोरीबोर्ड या ग्राफिक आयोजक इन तत्वों को एक साथ जोड़ सकता है।

सिद्धांतबद्ध बातचीत में इन जटिलताओं में से कई हैं। चूंकि पार्टियां एक-दूसरे को नीचे की तरफ धक्का नहीं दे रही हैं, इसलिए सौदे सहयोगी, रचनात्मक और संभावित जटिल बन जाते हैं।

स्टोरीबोर्ड वार्ताओं या परिणामों की तैयारी के दौरान विशेष उपयोग किया जा सकता है:


अपने लिए एक कथा के रूप में।

स्टोरीबोर्डिंग पूरी तरह से या व्यक्तिगत क्षणों में वार्ता की उम्मीद और अभ्यास करने का अवसर प्रदान करती है।


अपना प्रस्ताव बेचने के लिए।

यदि आप दूसरी तरफ आपके प्रस्ताव का क्या अर्थ करेंगे, इसकी एक स्पष्ट तस्वीर पेंट कर सकते हैं, तो यह उन्हें समझने में सहायता कर सकता है कि आपका सुझाव कैसे फायदेमंद होगा।


आपकी टीम या हितधारकों से संवाद करते समय।

वार्ता में सुझाव अमूर्त और अस्पष्ट लग सकते हैं। निर्णय या नतीजे का एक स्टोरीबोर्ड सभी को एक ही पृष्ठ पर रखता है।



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चरण छह: व्यवस्थित करें

तैयारी में अंतिम चरण आपके द्वारा अभी जेनरेट की गई सभी जानकारी लेता है और इसे एक ही स्थान पर रखता है। आपकी योजना के महत्वपूर्ण पहलुओं को अलग करना और उन्हें संयोजित करना आपको ट्रैक पर रखेगा और बातचीत की प्रगति के रूप में आपको तुरंत अनुकूलित करने में मदद करेगा।


तुम्हारा लक्ष्य क्या है?


जो चाहते हैं उसे न खोएं और वार्ता से जरूरी है। यह एक विशिष्ट बात हो सकती है, या कुछ संबंधित आइटम हो सकते हैं। वार्ता के हर संभावित बिंदु को सूचीबद्ध करने के बजाय यहां आवश्यक पर ध्यान केंद्रित करने का प्रयास करें।

तुम कहाँ मजबूत हो आप कमजोर कहां हैं?


शुरुआत से अपने एसडब्ल्यूओटी विश्लेषण, और चरण चार से बिजली तुलना याद रखें। बातचीत को चलाने की कोशिश करें ताकि आप अपनी ताकत का लाभ उठा सकें और अपनी कमजोरियों को कम कर सकें।

आपका सबसे अच्छा विकल्प क्या है?


दूर जाने के बारे में सोचने के बारे में आपको याद दिलाने के लिए अपने बाटा और नीचे की रेखा को हाथ में रखें।

आपकी रणनीति क्या है?


यह आपकी बड़ी बातचीत है, जिसमें आपके वार्ता दृष्टिकोण, प्रारंभिक प्रथम प्रस्ताव और आपकी योजना के अन्य भाग शामिल हैं जो सीधे दूसरी तरफ के कार्यों से संबंधित नहीं हैं।

उनकी रणनीति क्या है?


फिर, यहां व्यापक स्ट्रोक। वार्ता में उनके दृष्टिकोण की अपेक्षा क्या है? सहयोग और समझौता करने के लिए वे कितने खुले हैं?

आपके सामरिक विकल्प क्या हैं?


आपकी योजना में, आपने शायद अनुमान लगाया है कि कुछ बिंदु या प्रस्ताव दोनों अपरिहार्य और निपटने में मुश्किल होंगे। कुछ फसल तैयार होने पर कुछ पूर्व-निर्धारित प्रतिक्रियाएं तैयार करें जिन्हें आप निष्पादित कर सकते हैं।



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इनमें से कई कदम एक-दूसरे को सूचित करते हैं, इसलिए आपको उन्हें एक अलग क्रम में निष्पादित करना आसान हो सकता है, या आगे बढ़ने के दौरान विभिन्न चरणों पर वापस लौटना आसान हो सकता है। यदि समय या संसाधन सीमित कारक हैं, तो प्रत्येक चरण पर एक संक्षिप्त रूप कुछ भी नहीं होगा; यहां तक ​​कि एक छोटी तैयारी भी एक लंबा रास्ता तय करता है।

याद रखें, यहां तक ​​कि सबसे व्यापक योजना भी वार्ता के उद्घाटन से बचने की संभावना नहीं है, वहां बहुत सारे अज्ञात हैं। सबसे अच्छा आप तैयार कर सकते हैं और वार्ता आगे बढ़ने के रूप में समायोजित करने के लिए तैयार हो। एक अच्छी योजना आपको आवश्यक समायोजन करने के लिए अच्छी तरह से रखती है, और यदि आप ऑफ-गार्ड पकड़े जाते हैं तो उसे पुनर्प्राप्त करने के लिए।



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यह गाइड विभिन्न प्रकार के स्रोतों से खींचा गया है। हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू में कई उत्कृष्ट " बातचीत पर लेख " हैं। हम विलियम उरी और रॉबर्ट फिशर, इसके अनुक्रम, होटिंग पास्ट नो , विलियम उरी और जी रिचर्ड शेल के बार्गेनिंग फॉर एडवांटेज द्वारा हेट्स टू हां किताबों की भी सिफारिश करते हैं।

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इस लेख के दौरान हमने कई अलग-अलग ढांचे और टेम्पलेट्स का उपयोग किया है। आपके लिए अपने स्वयं के वार्ता ग्राफिक आयोजकों को आसानी से बनाने के लिए यहां सभी टेम्पलेट्स दिए गए हैं। ये टेम्पलेट्स आपके लिए बातचीत करने के लिए योजना बनाना आसान बनाता है।


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* अस्वीकरण: इस आलेख में उदाहरणों के रूप में उपयोग की जाने वाली स्थितियों, संस्थाओं और लोगों को पूरी तरह से कल्पित हैं। वास्तविक व्यक्तियों या संस्थाओं के साथ कोई समानता पूरी तरह से संयोग है।


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