Az állapotjelentés egy dokumentum vagy prezentáció, amely frissítést ad egy projekt vagy feladat előrehaladásáról. Általában információkat tartalmaz arról, hogy mit sikerült elérni, mi a hátralévő tennivaló, a felmerült problémák vagy kihívások, valamint a következő lépések.
Az állapotjelentések előnyei a következők:
Az állapotjelentésben szereplő konkrét információk a projekttől és a közönségtől függően változhatnak, de általában a következőket tartalmazzák:
Az állapotjelentések akkor használhatók legjobban, ha:
Vázolja fel, mi a projekt, ki támogatja, miért csinálja, ki irányítja, és mikor esedékes. A jelentés első része a projekttel kapcsolatos legalapvetőbb információk átfogó összefoglalása.
Magyarázza el, mit végzett a projekttel eddig. Milyen mérföldköveket értél el, és milyen nagy győzelmeket arattál?
Érintse meg, hogy mivel kell foglalkozni a következő lépéssel, és mi a következő lépés a projektben. Mi a következő teendő, és ki a felelős a végrehajtásáért?
Tájékoztassa a közönséget, hogy milyen kockázatokkal jár a jövőben. Hogyan tervezi ezeket a kockázatokat mérsékelni? Milyen lépéseket tesz, ha nem tudja elkerülni ezeket a kockázatokat? Tájékoztassa őket, ha van tartalék terv.
Gyakran azok az emberek, akik az állapotfrissítést olvassák, azok finanszírozzák a projektjét, ezért tudassa velük, mire költi a pénzét. Mutassa be, hogy a költségvetésből mennyit költött, mire költötte, és mennyi van még hátra. Tervezi, hogy túllépi a költségvetést? Vagy bejössz alá?
Az állapotjelentések gyakorisága projekttől és csapattól függően változhat, de általában heti vagy kéthetente készülnek.
Az állapotjelentések közönsége a projekttől függően változhat, de általában magukban foglalják a projektben érdekelt feleket, például szponzorokat, ügyfeleket és csapattagokat.
Bármilyen problémát vagy problémát fel kell tüntetni az állapotjelentésben, a megoldásuk leírásával együtt. Fontos, hogy minden kihívással kapcsolatban átlátható legyen, hogy a lehető leghamarabb kezelni tudjuk őket.
Az állapotjelentés hossza a projekttől függően változhat, de tömörnek kell lennie, és a használható információkra kell összpontosítania. Általában egy egy-két oldalas jelentés elegendő.
