Un raport de stare este un document sau o prezentare care oferă o actualizare cu privire la progresul unui proiect sau al unei sarcini. De obicei, include informații despre ceea ce s-a realizat, ce rămâne de făcut, orice probleme sau provocări care au apărut și pașii următori.
Beneficiile rapoartelor de stare includ:
Informațiile specifice incluse într-un raport de stare pot varia în funcție de proiect și de public, dar de obicei includ:
Rapoartele de stare sunt utilizate cel mai bine atunci când sunt:
Descrieți care este proiectul, cine îl sponsorizează, de ce îl faceți, cine îl gestionează și când se datorează. Prima parte a raportului ar trebui să fie un rezumat general al informațiilor de bază legate de proiect.
Explicați ce ați finalizat pentru proiect până în prezent. Ce repere ai atins și ce victorii mari ai avut?
Atingeți ce trebuie abordat în continuare și care este următorul pas în proiect. Care este următorul element de acțiune și cine este responsabil să-l completeze?
Anunțați publicul care sunt riscurile înainte. Cum intenționați să reduceți aceste riscuri? Ce măsuri vor fi luate dacă nu puteți evita aceste riscuri? Anunțați-i dacă există un plan de rezervă.
Adesea, oamenii care citesc actualizarea de stare sunt cei care vă finanțează proiectul, așa că spuneți-le cum le cheltuiți banii. Ilustrați cât de mult din buget ați cheltuit, pe ce l-ați cheltuit și cât mai rămâne de cheltuit. Proiectați să depășiți bugetul? Sau vei intra sub?
Frecvența rapoartelor de stare poate varia în funcție de proiect și echipă, dar acestea sunt de obicei pregătite săptămânal sau bisăptămânal.
Audiența pentru rapoartele de stare poate varia în funcție de proiect, dar de obicei include părți interesate ale proiectului, cum ar fi sponsori, clienți și membri ai echipei.
Orice probleme sau probleme trebuie incluse în raportul de stare, împreună cu o descriere a modului în care sunt abordate. Este important să fiți transparent cu privire la orice provocări pentru a vă asigura că acestea sunt abordate cât mai curând posibil.
Lungimea unui raport de stare poate varia în funcție de proiect, dar ar trebui să fie concis și concentrat pe informații utile. În general, un raport de una până la două pagini este suficient.
