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- Hola, bienvenido.En este capítulo te explicaré sobre la Transferencia Primaria y los ingresos de archivo.
- Y la transferencia o remisión de fondos es el conjunto de procedimientos mediante íos cuales la documentacióm es remitida de una etapa a otra del archivo, siguiendo el ciclo vital de los documentos.
- Primero: De acuerdo con la definición de archivo, los documentos no se producen en él, sino a lo largo del proceso natural de actividad de la entidad en cuestión, por lo tanto ingresan.
- Los ingresos de documentos en losarchivos son de dos tipos: ORDINARIOS y EXTRAORDINARIOS.
- Los EXTRAORDINARIOS se producende forma ocasional, sin plazo determinado ni periodicidad alguna, al contrario, dependen de numerosas contingencias.
- Los ORDINARIOS se efectúan mediante transferencia, en plazo de tiempo determinado, de forma ordenada y con periodicidad.
- Y existen las Transferencia directas en masa y las continuas.
- En las CONTINUAS, estos supuestos los documentos, los expedientes, son enviados al archivo a medida que se producen, según finaliza su tramitación..
- Las directas en MASA existen cuándo hay una gran cantidad de documentos y se busca preservarlos y organizarlos adecuadamente para salvarlos con rápidez.
- También se debe enviar la documentación al archivo cuándo la tramitación haya finalizado, la frecuencia de uso y las dimensiones del sistema, que es la rapidez con la que se puede proporcionar la documentación.
- Pero existen principios generales que han de regir el planteamiento detoda transferencia
- 1. Los procedimientos deben ser simples, exigiendo un mínimo de diligencias sin menoscabo del rigor.2. Asegurar una instalación y recuperación sencilla de los documentos.3. Deben permitir la redacción posterior de instrumentos de descripción, y; 4. Respetar y evidenciar su procedencia.
- Luego se hace una relación de entrega, que es un documento normalizado, impreso, que acompaña a cada remisión y proporciona los datos siguientes: Nombre del servicio remitente, signatura del remitente: número de caja y de expediente,breve descripción de los expedientes, fechas extremas, accesibilidad, plazo de conservación, código del cuadro de clasificación y signatura de archivo.
- También te habalre de la Transferencia Primaria pero, en el siguiente capitulo. ¡Hasta luego!
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