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Cómo Prepararse Para una Negociación

Escrito por Nathanael Okhuysen

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La preparación es clave para el éxito

Guía de Planificación de Negociación


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Con frecuencia pensamos que los mejores negociadores son aquellos que se ponen de pie rápidamente y están listos para partir en cualquier momento. Imaginamos que la capacidad de negociar es una capacidad innata que algunas personas tienen, y otras no. Esto no podría estar más lejos de la verdad. La clave para una negociación exitosa es la preparación. Mucha preparación Desde la investigación de antecedentes hasta la estrategia y planificación concretas, el tiempo dedicado a prepararse para negociar dará sus frutos cuando te sientes a la mesa.

Esta guía presenta seis pasos que puede seguir para prepararse para su próxima negociación, y cómo usar guiones gráficos y organizadores gráficos para hacer que la preparación sea efectiva y eficiente. Encontrará plantillas que puede usar para ayudarlo en sus preparativos y ejemplos para ilustrar los resultados finales.

Todos los ejemplos siguen la historia de NextWidget, un inicio inteligente de widgets, mientras se preparan para renegociar su contrato con Fabricorp, su fabricante. *

Primer paso: antes de comenzar

Una buena preparación necesita descansar sobre una sólida base de conocimiento. Antes incluso de comenzar a planificar una negociación específica, debe tomarse un tiempo para investigar y reflexionar sobre los elementos que jugarán un papel importante en ella. ¿Cuáles son algunos puntos en los que debe estar seguro de enfocarse?



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Primero: conócete a ti mismo

Usted es un participante en cada negociación que ingresa. Si puede ser honesto acerca de usted y su posición, puede evitar muchos obstáculos a los negociadores novatos. Antes de comenzar los preparativos para una negociación específica, debe saber:



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Algo sobre ti y cómo otros te perciben

Una " ventana de Johari " es un ejercicio simple para registrar y expandir el autoconocimiento. La autorreflexión generará dividendos en una amplia gama de actividades, y puede ser particularmente útil si está negociando como un equipo en lugar de como un individuo.


Su estilo de negociación preferido

¿Eres un negociador cooperativo? Una competitiva? Si no está familiarizado con los estilos de negociación, lea y reflexione sobre cómo se siente más cómodo al negociar. Piensa en algunas de tus negociaciones recientes y en cómo las enfocaste.


Fortalezas y debilidades de su posición

Un " análisis FODA " es una gran herramienta para obtener una imagen realista y equilibrada de su posición.



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NextWidget SWOT
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Segundo: Conoce a tu enemigo.

No es suficiente saber de dónde vienes, también debes saber todo lo que puedas sobre tu oponente.


Imagínese en la posición de su oponente.

Realice el mismo examen que acaba de realizar para usted, pero desde su perspectiva. Si nada más, organiza la información destacada que tienes sobre tu oponente con un mapa de arañas, para que puedas verlo de un vistazo.


¿Qué es lo que quieren de la negociación?

Considere lo que la otra parte de esta negociación busca obtener de la negociación. Tenga cuidado de no llegar a la conclusión de que quieren engañarlo. Muchas veces, los "oponentes" son colaboradores potenciales, si sus intereses se alinean lo suficiente.


¿Cuál es tu relación con el otro lado?

¿Está familiarizado? ¿Cuál es la historia? Considere hacer una línea de tiempo para organizar esta información. La confianza es un factor importante en las negociaciones y su historia con el otro lado será un gran componente de eso.



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Tercero: conoce el terreno.

Si ya ha realizado un análisis FODA, ha empezado a pensar en algunos de los factores ambientales que rodean la negociación. Estos pueden explorarse más a fondo en un nivel macro con marcos como las cinco fuerzas de Porter o un análisis PEST. Otras cosas para investigar y considerar incluyen:


¿Quién está mirando esta negociación?

Incluso las negociaciones privadas tienen audiencias. Los negociadores de ambas partes pueden tener partes interesadas a las que informan, o competidores que se darán cuenta del resultado. Algunos de los miembros más importantes de la audiencia están en la sala, ya que cada negociador quiere poder alejarse de la mesa con una narración ganadora.


¿Cuáles son algunas reglas básicas que desea tener para la negociación?

¿Hay algún recurso que su oponente pueda querer? ¿Qué problemas están fuera de tema o fuera de los límites?


Información sobre su industria

Cualquier información sobre su campo o industria puede ser útil, y probablemente sea útil en el futuro de todos modos. Puede que ni siquiera pienses en esta información durante la negociación, pero te ayudará a orientarte e informar tus preparativos.


Use las siguientes plantillas para hacer su propio análisis FODA o ventana de Johari.



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Paso dos: ¿Cuáles son tus objetivos?

Un aspecto a menudo descuidado de la planificación de la negociación es considerar realmente cuáles son los objetivos. Es fácil perder la perspectiva y llegar a una conclusión obvia, luego perseguir ese objetivo durante toda la negociación. Las conclusiones apresuradas pueden no ser tan beneficiosas como parecen, y pueden desplazar alternativas creativas.

Considere lo que necesita de la negociación y lo que quiere de ella. Las "necesidades" son aquellos objetivos que son inflexibles y requerirán que usted camine de la negociación si no puede obtenerlos. También incluyen aquellas cosas que no puede hacer, ya sea porque está fuera de su alcance, o no vale la pena. Ellos forman su línea de fondo y no deben ser concedidos.

"Deseos", por otro lado, son objetivos que pueden intercambiarse o modificarse de alguna manera. Incluso si son valiosos, no obtenerlos no hará que la negociación no tenga éxito. Deben ser intercambiados por "necesidades". También forman un terreno fértil para colaboraciones creativas, ya que pueden cambiar para adaptarse a las necesidades y deseos del otro lado.

Comience por una lluvia de ideas sobre las cosas que le gustaría obtener como resultado de esta negociación. Divida los resultados en "necesidades" y "deseos". Combine sus "necesidades" en una línea inferior, y vea si hay algún "deseo" que sea incompatible. Considera clasificar los "deseos" restantes por lo valiosos que son para ti.



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Paso tres: BATNAs y las mejores primeras ofertas

Como no todas las negociaciones son exitosas, debe estar listo para alejarse de la mesa. Usted ya sabe lo que necesita de la negociación, y tiene una línea de fondo, pero debe estar preparado con una mejor alternativa a un acuerdo negociado , o un "BATNA". Hay cuatro pasos en la formulación de un BATNA:



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BATNA Spider Map
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Ejemplo


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Al evaluar sus alternativas, es posible que pueda usar un número de métricas muy específicas, pero incluso un análisis muy general puede ser cubierto al dividir la información en datos sólidos, puntos fuertes, posibles debilidades y otra información pertinente. Ilustrar el punto más destacado de cada categoría hará que las comparaciones sean más llamativas.


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NextWidget Alternatives Comparisons
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BATNAs y líneas inferiores

Si su BATNA es significativamente mejor o peor que su punto de caminata, es posible que desee volver a evaluar uno u otro.

Ahora que has pensado cuándo podrías marcharte, considera cuándo tu oponente podría hacer lo mismo. ¿Que quieren ellos? ¿Que necesitan? ¿Cuáles son sus alternativas? Intenta evaluar las metas de tu oponente, tu balance final y BATNA. Una vez que lo haya hecho, desarrolle una oferta tentativa que podría extender durante la negociación.

Esta primera oferta debe ser algo que puedan aceptar y que satisfaga todas sus necesidades y la mayor cantidad posible de sus deseos. A medida que obtiene más información antes y durante la negociación, puede modificar esta primera oferta antes de presentarla al otro lado.



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Paso cuatro: Comparación de las posiciones de las partes

Comparación de estilos y enfoques

¿Cuál es tu estilo de negociación ? ¿Cuál es su estilo? ¿Qué enfoques pueden tomar los dos lados? ¿Cuál es el resultado de su coincidencia? Haga un guión gráfico para visualizar el resultado probable. Considere adaptar su estilo para adaptarse a las circunstancias.



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Comparando Poder

La gente a veces habla de estar en una posición de negociación fuerte. ¿Qué significa esto realmente? Un análisis de poder de negociación lo ayudará a comprender cuán ventajosa es realmente su posición de negociación y compararla con la posición de su oponente.

Usando una grilla, enumera tu poder en cada categoría y la de tu oponente.


Constructivo La capacidad de proporcionar algo que el otro lado quiere. Por ejemplo: un comprador tiene poder constructivo para dar dinero a un vendedor, y el vendedor tiene poder constructivo para darle al comprador los bienes que busca.
Obstructivo La capacidad de evitar que el otro lado obtenga algo que desean. Un ejemplo sería amenazar con boicotear una empresa o producto.
Para caminar Esta es la libertad de alejarse de una negociación. Es incrementado por un BATNA fuerte. Es importante no usar este poder con demasiada fuerza; al igual que el poder obstructivo, puede erosionar la confianza.
Normativo Apelar a los valores normativos como la equidad a menudo se pasa por alto como una táctica de negociación. Sin embargo, es una piedra angular de las negociaciones informales y complementa bien a otras potencias. Es especialmente importante para los negociadores que tienen muy poco para negociar en las otras categorías de poder.
Colectivo Esta es una capacidad para mejorar o aumentar otro tipo de poder al llegar a individuos o grupos fuera de la negociación. Es la fuerza detrás de las huelgas de solidaridad sindical; una empresa puede encontrar reemplazos para sus propios trabajadores, pero aún necesita entregas por parte de conductores que no crucen las líneas de piquete.
Personal Este es el carisma o las habilidades de un negociador específico para trabajar con otros, resolver problemas o persuadir. Permite que la otra forma de poder se despliegue efectivamente en negociaciones competitivas y colaborativas.


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NextWidget v. Fabricorp Power Comparison
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Ejemplo


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Encontrar un terreno común

¿Que es importante para ti? Que es importante para ellos? ¿Qué puedes dar fácilmente? ¿Qué pueden dar fácilmente? Esta información puede organizarse cómodamente en un par de cuadrículas de 2x2.

Usa esta información para buscar un terreno común . Las metas que son importantes para ambos lados y compatibles son excelentes puntos de partida para un acuerdo mutuamente beneficioso. Espere que el progreso se haga rápidamente en estas áreas, y allane el camino para artículos más polémicos.

Estas comparaciones también son útiles para construir paquetes de negociación, de los que hablaremos más en el siguiente paso.



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Paso cinco: imaginar las negociaciones

Al negociar, es tentador abordar un problema a la vez. A veces es estratégicamente importante establecer un punto de acuerdo antes de pasar a otros, pero a menudo esto echa de menos el bosque por los árboles. La alternativa es agrupar muchos elementos en un " paquete ". Esto puede suavizar la recepción a puntos indeseables y evita que los resultados se vuelvan incoherentes o contradictorios.

Negociar con paquetes en lugar de artículo por elemento crea ofertas complejas y contraofertas, que pueden ser más difíciles de mantener. Es útil imaginarlos de una manera concreta, en lugar de una lista de elementos discretos. Un guión gráfico o un organizador gráfico puede unir estos elementos.

La negociación basada en principios tiene muchas de estas mismas complicaciones. Dado que las partes no se están presionando unas a otras hacia un resultado final, las ofertas se vuelven colaborativas, creativas y potencialmente complejas.

Las negociaciones o resultados de Storyboard pueden ser de particular uso durante la preparación:


Como una narración para ti.

El guion gráfico brinda la oportunidad de anticipar y ensayar la negociación, como un todo o en momentos individuales.


Para vender tu oferta

Si puede pintar una imagen vívida de lo que significará su oferta para el otro lado, puede ayudarlos a comprender cómo su sugerencia será beneficiosa.


Cuando se comunique con su equipo o partes interesadas.

Las sugerencias en la negociación pueden parecer abstractas y poco claras. Un guión gráfico de una decisión o resultado mantiene a todos en la misma página.



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Countering a Low Offer
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Sexto paso: Organizar

El último paso en la preparación es tomar toda la información que acaba de generar y colocarla en un solo lugar. Aislar los aspectos vitales de su plan y combinarlos lo mantendrá al tanto y lo ayudará a adaptarse rápidamente a medida que avance la negociación.


¿Cuáles son tus metas?


No pierda de vista lo que quiere y necesita de la negociación. Esto puede ser una cosa específica, o algunos artículos relacionados. Intente centrarse en lo esencial aquí, en lugar de enumerar todos los puntos posibles de negociación.

¿Dónde estás fuerte? ¿Dónde estás débil?


Recuerde su análisis FODA desde el principio, y la comparación de potencia del Paso Cuatro. Intente dirigir la negociación para que pueda aprovechar sus fortalezas y minimizar sus debilidades.

¿Cuál es tu mejor alternativa?


Ten a mano tu BATNA y tu línea de fondo para recordarte cuándo pensar en marcharte.

¿Cuál es tu estrategia?


Este es el panorama general, que incluye su enfoque de negociación, primera oferta preliminar y otras partes de su plan que no están directamente relacionadas con las acciones de la otra parte.

¿Cuál es su estrategia?


De nuevo, golpes amplios aquí. ¿Cuál espera que sea su enfoque en la negociación? ¿Qué tan abiertos están a la colaboración y al compromiso?

¿Cuáles son tus opciones tácticas?


En su planificación, probablemente haya anticipado que ciertos puntos o propuestas serán inevitables y difíciles de manejar. Redacta algunas respuestas planificadas previamente que puedes ejecutar cuando aparezcan estas.



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NextWidget Negotiation Summary
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Muchos de estos pasos se informan entre sí, por lo que puede resultar más fácil realizarlos en un orden diferente, o para volver a varios pasos a medida que avanza. Si el tiempo o los recursos son un factor limitante, una breve mirada a cada paso será mejor que nada; incluso un poco de preparación va un largo camino.

Recuerde, incluso es poco probable que el plan más completo sobreviva a la apertura de una negociación, simplemente hay demasiadas incógnitas. Lo mejor que puede hacer es prepararse y estar listo para adaptarse a medida que la negociación avanza. Un buen plan te coloca en una buena posición para realizar los ajustes necesarios y recuperarte si te pilla desprevenido.



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Otras lecturas

Esta guía está tomada de una amplia variedad de fuentes. La Harvard Business Review tiene una serie de excelentes " artículos sobre negociación ". También recomendamos los libros Getting to Yes de William Ury y Robert Fisher, su secuela, Getting Past No , también de William Ury y G. Richard Shell's Bargaining for Advantage .

Y consulte otros artículos de Storyboard That sobre negociación, administración y desarrollo de productos.



Usa nuestras plantillas

A lo largo de este artículo, hemos utilizado muchos marcos y plantillas diferentes. Aquí están todas las plantillas para que pueda crear fácilmente sus propios organizadores gráficos de negociación. Estas plantillas le facilitan planificar cómo negociar.


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* Descargo de responsabilidad: las situaciones, entidades y personas utilizadas como ejemplos en este artículo son completamente ficticias. Cualquier parecido con personas o entidades reales es pura coincidencia.


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