Sukurkite Būsenos Ataskaitą

Kopijuoti Šabloną

Kopijuoti Šabloną

Kopijuoti Šabloną

Kopijuoti Šabloną

Kas yra būsenos ataskaita?

Būsenos ataskaita yra dokumentas arba pristatymas, kuriame pateikiama atnaujinta projekto ar užduoties eiga. Paprastai ji apima informaciją apie tai, kas buvo atlikta, ką dar reikia padaryti, bet kokias iškilusias problemas ar iššūkius ir visus tolesnius veiksmus.

Kokie yra būsenos ataskaitų pranašumai?

Būsenos ataskaitų pranašumai:

• Užtikrinti, kad visi būtų tame pačiame puslapyje dėl projekto eigos ir tolesnių veiksmų
• Padeda anksti nustatyti ir spręsti galimas problemas ar kliūtis
• Komandos narių bendravimo ir bendradarbiavimo palengvinimas
• Suteikti suinteresuotosioms šalims atskaitomybę ir skaidrumą
• Prireikus galima koreguoti projekto planus

Kas įtraukta į būsenos ataskaitą?

Konkreti informacija, įtraukta į būsenos ataskaitą, gali skirtis priklausomai nuo projekto ir auditorijos, bet paprastai apima:

1. Projekto būklės apžvalga
2. Pažangos, padarytos nuo paskutinės ataskaitos, santrauka
3. Bet kokios problemos ar iššūkiai, su kuriais susidūrėte, ir kaip jie sprendžiami
4. Atskirų užduočių ar etapų būsena
5. Bet kokie projekto plano ar laiko juostos pakeitimai
6. Kiti veiksmai ir veiksmų elementai

Kaip geriausiai naudojamos būsenos ataskaitos?

Būsenos ataskaitas geriausia naudoti, kai:

• Reguliariai suplanuota ir nuosekliai platinama
• Skirta atitinkamai auditorijai
• Aiškiai ir glaustai parašyta
• Sutelktas į veiksmingą informaciją ir tolesnius veiksmus
• Naudojamas kaip komandos narių ir suinteresuotųjų šalių bendravimo ir bendradarbiavimo įrankis

5 Žingsniai, Kaip Sukurti Būsenos Ataskaitą

1 Pradėkite nuo santraukos

Nurodykite, kas yra projektas, kas jį remia, kodėl tai darote, kas jam vadovauja ir kada jis turi būti atliktas. Pirmoji ataskaitos dalis turėtų būti pagrindinės su projektu susijusios informacijos bendra santrauka.

2 Ką iki Šiol Nuveikei?

Paaiškinkite, ką iki šiol atlikote įgyvendindami projektą. Kokius etapus pasiekėte ir kokių didelių laimėjimų?

3 Prie ko Reikia Dirbti Dabar?

Palieskite, ką reikia spręsti toliau ir koks yra kitas projekto žingsnis. Koks yra kitas veiksmas ir kas yra atsakingas už jo užbaigimą?

4 Kokios yra Rizikos?

Leiskite auditorijai žinoti, kokia rizika gresia ateityje. Kaip planuojate sumažinti šias rizikas? Kokių veiksmų imsitės, jei negalėsite išvengti šios rizikos? Praneškite jiems, jei yra atsarginis planas.

5 Kaip Atrodo Biudžetas?

Dažnai žmonės, skaitantys būsenos atnaujinimą, finansuoja jūsų projektą, todėl praneškite jiems, kaip išleidžiate savo pinigus. Iliustruokite, kiek biudžeto išleidote, kam jį išleidote ir kiek dar liko išleisti. Ar planuojate viršyti biudžetą? O gal ateisi?

Dažnai užduodami klausimai apie būsenos ataskaitas

Kaip dažnai turėtų būti rengiamos būklės ataskaitos?

Būsenos ataskaitų dažnis gali skirtis priklausomai nuo projekto ir komandos, tačiau paprastai jos rengiamos kas savaitę arba kas dvi savaites.

Kas turėtų gauti būsenos ataskaitas?

Būsenos ataskaitų auditorija gali skirtis priklausomai nuo projekto, bet paprastai apima projekto suinteresuotąsias šalis, pvz., rėmėjus, klientus ir komandos narius.

Ką daryti, jei projekto metu susiduriu su problema ar problema?

Visos problemos ar problemos turėtų būti įtrauktos į būsenos ataskaitą kartu su aprašymu, kaip jos sprendžiamos. Svarbu skaidriai kalbėti apie visus iššūkius, kad jie būtų kuo greičiau išspręsti.

Kiek laiko turėtų būti pranešta apie būseną?

Būsenos ataskaitos trukmė gali skirtis priklausomai nuo projekto, tačiau ji turėtų būti glausta ir sutelkta į veiksmingą informaciją. Paprastai pakanka vieno ar dviejų puslapių ataskaitos.