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Comment se Préparer à une Négociation

Écrit par Nathanael Okhuysen

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La préparation est la clé du succès

Guide de Planification de la Négociation


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Nous pensons souvent que les meilleurs négociateurs sont ceux qui sont sur leurs pieds et prêts à partir à tout moment. Nous imaginons que la capacité de négocier est une capacité innée que certaines personnes ont, et d'autres pas. Cela ne pouvait pas être plus éloigné de la vérité. La clé d'une négociation réussie est la préparation. Beaucoup de préparation. De la recherche de base à la stratégie et à la planification concrètes, le temps passé à préparer la négociation sera payant lorsque vous vous asseyez à la table.

Ce guide présente six étapes que vous pouvez suivre pour préparer votre prochaine négociation, et comment utiliser les storyboards et les organisateurs graphiques pour rendre cette préparation à la fois efficace et efficiente. Vous trouverez des modèles que vous pouvez utiliser pour vous aider dans vos préparations et des exemples pour illustrer les résultats finaux.

Tous les exemples suivent l'histoire de NextWidget, un démarrage intelligent de widgets, alors qu'ils se préparent à renégocier leur contrat avec Fabricorp, leur fabricant. *

Première étape: Avant de commencer

Une bonne préparation doit reposer sur une base solide de connaissances. Avant même de commencer à planifier une négociation spécifique, vous devriez prendre le temps de faire des recherches et de réfléchir aux éléments qui y joueront un rôle important. Quels sont les points sur lesquels vous devriez être sûr de vous concentrer?



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Premièrement: Connais-toi toi-même

Vous participez à chaque négociation que vous entrez. Si vous pouvez être honnête à propos de vous et de votre position, vous pouvez éviter de nombreux obstacles aux négociateurs débutants. Avant de commencer les préparatifs d'une négociation spécifique, vous devez savoir:



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Quelque chose à propos de vous et comment les autres vous perçoivent

Une « fenêtre de Johari » est un exercice simple pour enregistrer et étendre la connaissance de soi. L'autoréflexion produira des dividendes dans un large éventail d'activités et peut être particulièrement utile si vous négociez en équipe plutôt qu'en tant qu'individu.


Votre style de négociation préféré

Êtes-vous un négociateur coopératif? Un concurrent? Si vous n'êtes pas familier avec les styles de négociation, lisez et réfléchissez à la façon dont vous vous sentez le plus à l'aise lors des négociations. Pensez à certaines de vos récentes négociations et à la façon dont vous les avez approchées.


Points forts et points faibles de votre position

Une « analyse SWOT » est un excellent outil pour obtenir une image réaliste et équilibrée de votre position.



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NextWidget SWOT
NextWidget SWOT

Exemple


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Deuxièmement: Connaissez votre ennemi.

Il ne suffit pas de savoir d'où vous venez, vous devez également en savoir autant que possible sur votre adversaire.


Imaginez-vous dans la position de votre adversaire.

Faites le même examen que vous venez de faire pour vous, mais de leur point de vue. Si rien d'autre, organiser les informations saillantes que vous avez sur votre adversaire avec une carte d'araignée, de sorte que vous pouvez le voir en un coup d'oeil.


Que veulent-ils de la négociation?

Considérez ce que l'autre côté de cette négociation cherche à obtenir de la négociation. Soyez prudent de ne pas sauter à la conclusion qu'ils veulent nickle et dime vous. Plusieurs fois, les «opposants» sont des collaborateurs potentiels, si vos intérêts s'alignent suffisamment.


Quelle est votre relation avec l'autre partie?

Êtes-vous familier? Quelle est l'histoire? Pensez à faire un calendrier pour organiser cette information. La confiance est un facteur important dans les négociations et votre histoire avec l'autre partie en sera un élément important.



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Troisième: Connaître le terrain.

Si vous avez déjà fait une analyse SWOT, vous avez commencé à réfléchir à certains des facteurs environnementaux entourant la négociation. Celles-ci peuvent être explorées à un niveau macro avec des cadres comme les cinq forces de Porter ou une analyse PEST. D'autres choses à rechercher et à considérer incluent:


Qui regarde cette négociation?

Même les négociations privées ont un public. Les négociateurs des deux côtés peuvent avoir des parties prenantes à qui ils rapportent, ou des concurrents qui verront le résultat. Certains des membres les plus importants du public sont dans la salle, puisque chaque négociateur veut être capable de s'éloigner de la table avec un récit gagnant.


Quelles sont les règles de base que vous voulez avoir pour la négociation?

Y a-t-il des ressources que votre adversaire est susceptible de vouloir? Quels problèmes sont hors sujet ou hors limites?


Informations sur votre secteur

Toute information concernant votre domaine ou votre secteur d'activité peut être utile et sera probablement utile à l'avenir. Vous ne pouvez même pas penser à cette information pendant la négociation, mais cela vous aidera à vous orienter et à informer vos préparatifs.


Utilisez les modèles ci-dessous pour créer votre propre analyse SWOT ou votre fenêtre Johari.



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Deuxième étape: quels sont vos objectifs?

Un aspect souvent négligé de la planification des négociations est de vraiment considérer quels sont les objectifs. Il est facile de perdre la perspective et de sauter à une conclusion évidente puis poursuivre cet objectif tout au long de la négociation. Les conclusions hâtives peuvent ne pas être aussi bénéfiques qu'elles apparaissent au premier abord et peuvent évincer des alternatives créatives.

Considérez ce dont vous avez besoin hors de la négociation, et ce que vous voulez en sortir. Les «besoins» sont ces objectifs qui sont inflexibles et exigeront que vous marchiez de la négociation si vous ne pouvez pas obtenir. Ils comprennent aussi les choses que vous ne pouvez pas faire, soit parce que c'est hors de votre pouvoir, soit parce que cela n'en vaut pas la peine. Ils forment votre ligne de fond et ne devraient pas être concédés.

D'un autre côté, les «vœux» sont des objectifs qui peuvent être échangés ou modifiés d'une manière ou d'une autre. Même si elles sont valables, ne pas les obtenir ne rendra pas la négociation infructueuse. Ils devraient être échangés contre des "besoins". Ils constituent également un terrain fertile pour les collaborations créatives, car ils peuvent changer pour répondre aux besoins et aux désirs de l'autre côté.

Commencez par faire un remue-méninges sur les choses que vous aimeriez tirer de cette négociation. Divisez les résultats en «besoins» et «désirs». Combinez vos "besoins" dans une ligne de fond, et voir s'il y a des "désirs" qui sont incompatibles. Pensez à classer les «désirs» restants en fonction de leur valeur pour vous.



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Troisième étape: les BATNA et les meilleures premières offres

Puisque toutes les négociations ne sont pas couronnées de succès, vous devriez être prêt à quitter la table. Vous savez déjà ce dont vous avez besoin dans la négociation, et vous avez une ligne de fond, mais vous devriez être préparé avec une meilleure alternative à un accord négocié , ou un «BATNA». Il y a quatre étapes dans la formulation d'une BATNA:



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BATNA Spider Map
BATNA Spider Map

Exemple


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En évaluant vos alternatives, vous pouvez utiliser un certain nombre de métriques très spécifiques, mais même une analyse très générale peut être couverte en divisant l'information en données solides, en points forts, en faiblesses possibles et en d'autres informations pertinentes. Illustrer le point le plus saillant de chaque catégorie rendra les comparaisons plus frappantes.


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NextWidget Alternatives Comparisons
NextWidget Alternatives Comparisons

Exemple


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BATNAs et lignes inférieures

Si votre BATNA est significativement meilleur ou pire que votre point de marche, vous pouvez réévaluer l'un ou l'autre.

Maintenant que vous avez réfléchi au moment où vous pourriez vous éloigner, réfléchissez quand votre adversaire pourrait faire de même. Que veulent-ils? De quoi ont-ils besoin? Quelles sont leurs alternatives? Essayez d'évaluer les objectifs de votre adversaire, la ligne de fond et BATNA. Une fois que vous l'avez fait, développez une offre provisoire que vous pourriez prolonger pendant la négociation.

Cette première offre devrait être quelque chose qu'ils peuvent accepter qui répond à tous vos besoins et autant de vos besoins que possible. Au fur et à mesure que vous obtenez plus d'informations avant et pendant la négociation, vous pouvez modifier cette première offre avant de la présenter à l'autre partie.



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Quatrième étape: comparer les positions des parties

Comparer les styles et les approches

Quel est votre style de négociation ? Quel est leur style? Quelles approches sont susceptibles de prendre les deux parties? Quel est le résultat de leur correspondant? Faire un storyboard pour envisager le résultat probable. Envisagez d'adapter votre style aux circonstances.



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Comparaison de la puissance

Les gens parlent parfois d'être dans une position de négociation forte. Qu'est-ce que cela signifie vraiment? Une analyse du pouvoir de négociation vous aidera à comprendre à quel point votre position de négociation est réellement avantageuse et à la comparer à la position de votre adversaire.

En utilisant une grille, énumérez votre puissance dans chaque catégorie et celle de votre adversaire.


Constructif La capacité de fournir quelque chose que l'autre veut. Par exemple: Un acheteur a un pouvoir constructif de donner de l'argent à un vendeur, et le vendeur a un pouvoir constructif de donner à l'acheteur les biens qu'ils recherchent.
Obstructif La capacité de garder l'autre côté d'obtenir quelque chose qu'ils veulent. Un exemple serait de menacer de boycotter une entreprise ou un produit.
En marchant C'est la liberté de s'éloigner d'une négociation. Il est augmenté par un fort BATNA. Il est important de ne pas utiliser ce pouvoir avec trop de force; Comme la puissance obstructive, elle peut éroder la confiance.
Normatif Faire appel à des valeurs normatives comme l'équité est souvent négligé en tant que tactique de négociation. Cependant, c'est une pierre angulaire des négociations informelles et complète bien les autres pouvoirs. Cela est particulièrement important pour les négociateurs qui ont très peu de choses à négocier dans les autres catégories de pouvoir.
Collectif C'est une capacité à améliorer ou à augmenter un autre type de pouvoir en tendant la main à des individus ou des groupes en dehors de la négociation. C'est la force derrière les grèves de solidarité syndicale; Une entreprise peut être en mesure de trouver des remplaçants pour ses propres employés, mais elle a toujours besoin de livraisons de la part des conducteurs qui ne franchiront pas les lignes de piquetage.
Personnel C'est le charisme ou les capacités d'un négociateur spécifique de travailler avec les autres, de résoudre des problèmes ou de persuader. Cela permet de déployer efficacement l'autre forme de pouvoir dans des négociations compétitives et collaboratives.


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NextWidget v. Fabricorp Power Comparison
NextWidget v. Fabricorp Power Comparison

Exemple


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Trouver un terrain d'entente

Qu'est-ce qui est important pour toi? Qu'est-ce qui est important pour eux? Que pouvez-vous facilement donner? Que peuvent-ils facilement donner? Cette information peut être commodément arrangée dans une paire de grilles 2x2.

Utilisez cette information pour rechercher un terrain d'entente . Les objectifs qui sont importants pour les deux parties et compatibles sont d'excellents points de départ pour un accord mutuellement bénéfique. Attendez-vous à ce que des progrès soient réalisés rapidement dans ces domaines, et ouvrez la voie à des articles plus litigieux.

Ces comparaisons sont également utiles dans la construction de paquets de négociation, dont nous discuterons plus à l'étape suivante.



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Cinquième étape: imaginer des négociations

Lors de la négociation, il est tentant de s'attaquer à un problème à la fois. Parfois, il est stratégiquement important d'établir un point d'accord avant de passer aux autres, mais souvent, cela manque la forêt pour les arbres. L'alternative consiste à regrouper de nombreux éléments dans un " package ". Cela peut adoucir la réception à des points indésirables, et empêche les résultats de devenir incohérents ou contradictoires.

Négocier avec des paquets plutôt que des articles par article crée des offres et des contre-offres complexes, ce qui peut être plus difficile à garder droit. Il est utile de les imaginer d'une manière concrète, plutôt que comme une liste d'éléments discrets. Un storyboard ou un organisateur graphique peut lier ces éléments ensemble.

La négociation raisonnée comporte plusieurs de ces mêmes complications. Puisque les parties ne se poussent pas simplement vers une ligne de fond, les transactions deviennent collaboratives, créatives et potentiellement complexes.

Les négociations ou les résultats du story-board peuvent être particulièrement utiles lors de la préparation:


Comme un récit pour vous-même.

Le story-board offre une opportunité d'anticiper et de répéter la négociation, dans son ensemble ou dans des moments individuels.


Pour vendre votre offre

Si vous pouvez peindre une image vivante de ce que votre offre signifiera de l'autre côté, cela peut les aider à comprendre comment votre suggestion sera bénéfique.


Lorsque vous communiquez avec votre équipe ou vos parties prenantes.

Les suggestions en négociation peuvent sembler abstraites et peu claires. Un storyboard d'une décision ou d'un résultat maintient tout le monde sur la même page.



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Countering a Low Offer
Countering a Low Offer

Exemple


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Sixième étape: Organiser

La dernière étape de la préparation consiste à prendre toutes les informations que vous venez de générer et à les mettre au même endroit. Isoler les aspects essentiels de votre plan et les combiner vous permettra de rester sur la bonne voie et de vous aider à vous adapter rapidement au fur et à mesure de la négociation.


Quels sont vos objectifs?


Ne perdez pas de vue ce que vous voulez et avez besoin de la négociation. Cela peut être une chose spécifique, ou quelques éléments connexes. Essayez de vous concentrer sur l'essentiel ici plutôt que d'énumérer tous les points de négociation possibles.

Où es-tu fort? Où es-tu faible?


Rappelez-vous votre analyse SWOT depuis le début, et la comparaison de puissance de l'étape quatre. Essayez de diriger la négociation afin que vous puissiez tirer parti de vos forces et minimiser vos faiblesses.

Quelle est votre meilleure alternative?


Ayez votre BATNA et la ligne de fond à portée de main pour vous rappeler quand penser à partir loin.

Quelle est votre stratégie?


C'est la grande image, y compris votre approche de négociation, première offre préliminaire, et d'autres parties de votre plan qui ne sont pas directement liées aux actions de l'autre côté.

Quelle est leur stratégie?


Encore une fois, de larges traits ici. Qu'attendez-vous de leur approche dans la négociation? Dans quelle mesure sont-ils ouverts à la collaboration et au compromis?

Quelles sont vos options tactiques?


Dans votre planification, vous avez probablement prévu que certains points ou propositions seront à la fois inévitables et difficiles à traiter. Rédigez des réponses pré-planifiées que vous pouvez exécuter lorsque celles-ci surgissent.



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NextWidget Negotiation Summary
NextWidget Negotiation Summary

Exemple


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La plupart de ces étapes s'informent mutuellement. Il est donc plus facile de les exécuter dans un ordre différent ou de revenir à différentes étapes au fur et à mesure. Si le temps ou les ressources sont un facteur limitant, un bref aperçu de chaque étape sera mieux que rien; même un peu de préparation va un long chemin.

Rappelez-vous, même le plan le plus complet est peu susceptible de survivre à l'ouverture d'une négociation, il y a simplement trop d'inconnues. Le mieux que vous puissiez faire est de vous préparer et d'être prêt à vous adapter au fur et à mesure que la négociation avance. Un bon plan vous permet de bien faire les ajustements nécessaires et de récupérer si vous êtes pris au dépourvu.



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Lecture supplémentaire

Ce guide est tiré d'une grande variété de sources. Le Harvard Business Review a un certain nombre d'excellents " articles sur la négociation ". Nous recommandons également les livres Getting to Yes de William Ury et Robert Fisher, sa suite, Getting Past No , également de William Ury, et Bargaining for Advantage de G. Richard Shell.

Et consultez d'autres articles de Storyboard That sur la négociation, la gestion et le développement de produits.



Utilisez nos modèles

Tout au long de cet article, nous avons utilisé beaucoup de cadres et de modèles différents. Voici tous les modèles pour vous permettre de créer facilement vos propres organisateurs graphiques de négociation. Ces modèles facilitent la planification de la négociation.


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* Avertissement: Les situations, les entités et les personnes utilisées comme exemples dans cet article sont complètement fictives. Toute ressemblance avec des personnes ou entités réelles est purement fortuite.


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