Отчет о состоянии — это документ или презентация, в которой сообщается о ходе выполнения проекта или задачи. Обычно он включает информацию о том, что было сделано, что еще предстоит сделать, о любых возникших проблемах или проблемах, а также о любых следующих шагах.
К преимуществам отчетов о состоянии относятся:
Конкретная информация, включенная в отчет о состоянии, может различаться в зависимости от проекта и аудитории, но обычно включает:
Отчеты о состоянии лучше всего использовать, когда они:
Обрисуйте в общих чертах, что представляет собой проект, кто его спонсирует, почему вы им занимаетесь, кто им управляет и когда он должен быть сдан. Первая часть отчета должна представлять собой общее резюме самой основной информации, связанной с проектом.
Объясните, что вы сделали для проекта на сегодняшний день. Какие вехи вы достигли и какие большие победы у вас были?
Коснитесь того, что необходимо решить дальше и каков следующий шаг в проекте. Каков следующий пункт действия и кто отвечает за его выполнение?
Сообщите аудитории, каковы риски в будущем. Как вы планируете снижать эти риски? Какие действия будут предприняты, если вы не сможете избежать этих рисков? Сообщите им, если есть запасной план.
Часто люди, читающие обновление статуса, финансируют ваш проект, поэтому сообщите им, как вы тратите их деньги. Покажите, сколько из бюджета вы потратили, на что вы его потратили и сколько еще осталось потратить. Планируете ли вы выйти за рамки бюджета? Или ты зайдешь под?
Частота отчетов о состоянии может варьироваться в зависимости от проекта и команды, но обычно они готовятся еженедельно или раз в две недели.
Аудитория отчетов о состоянии может различаться в зависимости от проекта, но обычно включает в себя заинтересованные стороны проекта, такие как спонсоры, клиенты и члены команды.
Любые проблемы или проблемы должны быть включены в отчет о состоянии вместе с описанием того, как они решаются. Важно открыто сообщать о любых проблемах, чтобы обеспечить их скорейшее решение.
Объем отчета о состоянии может варьироваться в зависимости от проекта, но он должен быть кратким и сосредоточенным на информации, необходимой для принятия мер. Как правило, достаточно отчета на одной-двух страницах.
