Jak Przygotować się do Negocjacji

Przygotowanie jest kluczem do sukcesu

Często uważamy, że najlepszymi negocjatorami są ci, którzy są szybcy i gotowi do wyjścia w każdej chwili. Wyobrażamy sobie, że umiejętność negocjowania jest jakąś wrodzoną zdolnością, którą niektórzy ludzie posiadają, a inni nie. To nie mogło być dalsze od prawdy. Kluczem do udanych negocjacji jest przygotowanie. Dużo przygotowań. Od badań w tle, po konkretną strategię i planowanie, czas spędzony na przygotowaniach do negocjacji zwróci się, gdy usiądziesz do stołu.

W tym przewodniku przedstawiono sześć kroków, które możesz podjąć, aby przygotować się do następnych negocjacji, oraz sposób korzystania ze scenorysów i organizatorów grafiki, aby przygotowanie było zarówno skuteczne, jak i wydajne. Znajdziesz szablony, których możesz użyć, aby pomóc w przygotowaniach, oraz przykłady ilustrujące gotowe wyniki.

Wszystkie przykłady nawiązują do historii NextWidget, startupu zajmującego się inteligentnymi widżetami, który przygotowuje się do renegocjacji umowy z Fabricorp, ich producentem.*

Krok pierwszy: zanim zaczniesz

Dobre przygotowanie musi opierać się na mocnym fundamencie wiedzy. Zanim zaczniesz planować konkretne negocjacje, powinieneś poświęcić czas na zbadanie i zastanowienie się nad elementami, które będą w nich odgrywać ważną rolę. Na jakich punktach powinieneś się skupić?

Po pierwsze: poznaj samego siebie

Jesteś uczestnikiem każdej negocjacji, którą podejmujesz. Jeśli potrafisz być szczery co do siebie i swojej pozycji, możesz uniknąć wielu przeszkód początkujących negocjatorów. Przed przystąpieniem do przygotowań do konkretnych negocjacji warto wiedzieć:

Po drugie: poznaj swojego wroga.

Nie wystarczy wiedzieć, skąd pochodzisz, powinieneś także wiedzieć jak najwięcej o swoim przeciwniku.

Po trzecie: poznaj teren.

Jeśli wykonałeś już analizę SWOT, zacząłeś myśleć o niektórych czynnikach środowiskowych towarzyszących negocjacjom. Można je dalej badać na poziomie makro za pomocą struktur, takich jak pięć sił Portera lub analiza PEST. Inne rzeczy do zbadania i rozważenia obejmują:

Użyj poniższych szablonów, aby stworzyć własną analizę SWOT lub okno Johari.

Krok drugi: jakie są Twoje cele?

Często zaniedbywanym aspektem planowania negocjacji jest naprawdę rozważenie, jakie są cele. Łatwo jest stracić perspektywę i przejść do oczywistego wniosku, a następnie dążyć do tego celu podczas negocjacji. Pospieszne wnioski mogą nie być tak korzystne, jak się początkowo wydaje, i mogą wypierać kreatywne alternatywy.

Zastanów się, czego potrzebujesz z negocjacji i czego od nich chcesz. „Potrzeby” to te cele, które są nieelastyczne i będą wymagały wyjścia z negocjacji, jeśli nie możesz ich osiągnąć. Obejmują one również te rzeczy, których nie możesz zrobić, albo dlatego, że jest to poza twoją mocą, albo nie jest to warte zachodu. Tworzą one twoją dolną granicę i nie należy ich tracić.

Z drugiej strony „chce” to cele, które można wymienić lub w jakiś sposób zmodyfikować. Nawet jeśli są cenne, ich nieuzyskanie nie spowoduje niepowodzenia negocjacji. Powinny być wymieniane na „potrzeby”. Tworzą także podatny grunt dla twórczej współpracy, ponieważ mogą się zmieniać, aby dostosować się do potrzeb i pragnień drugiej strony.

Zacznij od burzy mózgów, co chcesz osiągnąć w wyniku tych negocjacji. Podziel wyniki na „potrzeby” i „chce”. Połącz swoje „potrzeby” w dolną linię i sprawdź, czy istnieją jakieś „potrzeby”, które są niezgodne. Rozważ uszeregowanie pozostałych „potrzeb” według tego, jak są dla Ciebie cenne.

Krok trzeci: BATNA i najlepsze pierwsze oferty

Ponieważ nie wszystkie negocjacje kończą się sukcesem, powinieneś być gotowy do odejścia od stołu. Wiesz już, czego potrzebujesz z negocjacji i masz wynik końcowy, ale powinieneś być przygotowany na najlepszą alternatywę dla umowy negocjowanej lub „BATNA”. Formułowanie BATNA składa się z czterech etapów:

• Generuj , przeprowadzając burzę mózgów, korzystając z szerokiej gamy alternatyw. Wyobraź sobie, że negocjacje już się nie powiodły i zastanów się, co byś zrobił. Mapa pająków jest do tego idealna.

• Opracuj niektóre z bardziej obiecujących pomysłów w rozbudowany scenariusz za pomocą modelu Frayer lub scenorysów. Pamiętaj, aby podać ważne kroki, wyniki i inne istotne szczegóły.

• Oceń każdy plan, patrząc na prawdopodobne wyniki i koszty. Jeśli możesz, porównaj opcje w proporcjonalnych metrykach za pomocą siatki.

• Wybierz najbardziej obiecującą ze wszystkich opcji. To Twoja najlepsza alternatywa dla wynegocjowanej umowy, Twoja BATNA.

Oceniając swoje alternatywy, możesz być w stanie użyć wielu bardzo szczegółowych wskaźników, ale nawet bardzo ogólną analizę można uwzględnić, dzieląc informacje na solidne dane, wyraźne mocne strony, możliwe słabości i inne istotne informacje. Ilustrowanie najistotniejszego punktu w każdej kategorii sprawi, że porównania będą bardziej uderzające.

BATNA i wyniki końcowe

Jeśli twoja BATNA jest znacznie lepsza lub gorsza niż twój punkt chodzenia, możesz ponownie ocenić jeden lub drugi.

Teraz, gdy zastanawiałeś się, kiedy możesz odejść, zastanów się, kiedy twój przeciwnik może zrobić to samo. Czego oni chcą? Czego potrzebują? Jakie są ich alternatywy? Spróbuj ocenić cele przeciwnika, wynik finansowy i BATNA. Gdy już to zrobisz, opracuj wstępną ofertę, którą możesz przedłużyć podczas negocjacji.

Ta pierwsza oferta powinna być czymś, na co mogą się zgodzić, co zaspokoi wszystkie Twoje potrzeby i jak najwięcej pragnień. Ponieważ uzyskasz więcej informacji przed iw trakcie negocjacji, możesz zmodyfikować tę pierwszą ofertę przed przedstawieniem jej drugiej stronie.

Krok czwarty: porównanie stanowisk stron

Porównywanie stylów i podejść

Jaki jest Twój styl negocjacji ? Jaki jest ich styl? Jakie podejścia prawdopodobnie przyjmą obie strony? Jaki jest wynik ich dopasowania? Zrób storyboard, aby wyobrazić sobie prawdopodobny wynik. Zastanów się nad dostosowaniem swojego stylu do okoliczności.

Porównywanie mocy

Ludzie czasami mówią o posiadaniu silnej pozycji przetargowej. Co to tak naprawdę znaczy? Analiza siły negocjacyjnej pomoże Ci zrozumieć, jak korzystna jest Twoja pozycja przetargowa i porównać ją z pozycją przeciwnika.

Używając siatki, wypisz swoją moc w każdej kategorii oraz moc przeciwnika.

Znalezienie wspólnego gruntu

Co jest dla Ciebie ważne? Co jest dla nich ważne? Co możesz łatwo dać? Co mogą łatwo dać? Te informacje można wygodnie ułożyć w parę siatek 2x2.

• Sprawy, które są łatwe dla jednej strony i ważne dla drugiej, prawdopodobnie będą przedmiotem owocnych negocjacji.
• Rzeczy, które są nieważne i drogie, to rozproszenie.
• Nieważne, ale niedrogie przedmioty to bonusy, ustępstwa, które każda ze stron może łatwo zrobić jako gest dobrej woli lub w celu zrównoważenia transakcji.
• Drogie, ale ważne elementy są trudne do uzgodnienia i mogą grozić wykolejeniem negocjacji.

Wykorzystaj te informacje, aby znaleźć wspólną płaszczyznę . Cele, które są ważne dla obu stron i kompatybilne, są doskonałym punktem wyjścia do zawarcia obopólnie korzystnego porozumienia. Oczekuj szybkich postępów w tych obszarach i utoruj drogę dla bardziej kontrowersyjnych przedmiotów.

Te porównania są również przydatne przy konstruowaniu pakietów negocjacyjnych, które omówimy więcej w następnym kroku.

Krok piąty: wyobrażanie sobie negocjacji

Podczas targowania się kuszące jest zajmowanie się jednym problemem na raz. Czasami strategicznie ważne jest ustalenie jednego punktu porozumienia przed przejściem do innych, ale często brakuje lasu dla drzew. Alternatywą jest zgrupowanie wielu elementów w „ pakiet ”. Może to zmiękczyć odbiór do niepożądanych punktów i zapobiec sytuacji, w której wyniki stają się niespójne lub sprzeczne.

Targowanie się z pakietami, a nie pozycja po pozycji, tworzy złożone oferty i kontroferty, które mogą być trudniejsze do utrzymania. Pomocne jest wyobrażenie ich sobie w konkretny sposób, a nie jako listę odrębnych pozycji. Scenorys lub organizator grafiki może powiązać te elementy ze sobą.

Negocjacje oparte na zasadach mają wiele takich samych komplikacji. Ponieważ strony nie tylko popychają się nawzajem do osiągnięcia wyniku końcowego, umowy stają się oparte na współpracy, kreatywne i potencjalnie złożone.

Negocjacje lub wyniki scenorysów mogą być szczególnie przydatne podczas przygotowania:

Krok szósty: zorganizuj

Ostatnim krokiem w przygotowaniu jest zebranie wszystkich wygenerowanych informacji i umieszczenie ich w jednym miejscu. Wyizolowanie istotnych aspektów planu i połączenie ich pozwoli Ci utrzymać się na dobrej drodze i pomoże szybko dostosować się w miarę postępu negocjacji.

---

Wiele z tych kroków informuje się nawzajem, więc może być łatwiej wykonać je w innej kolejności lub powrócić do różnych kroków w trakcie wykonywania. Jeśli czas lub zasoby są czynnikiem ograniczającym, krótkie spojrzenie na każdy krok będzie lepsze niż nic; nawet małe przygotowanie zajdzie daleko.

Pamiętaj, że nawet najbardziej kompleksowy plan prawdopodobnie nie przetrwa otwarcia negocjacji, jest po prostu zbyt wiele niewiadomych. Najlepsze, co możesz zrobić, to przygotować się i być gotowym na dostosowanie się w miarę postępu negocjacji. Dobry plan pozwala ci dokonać niezbędnych korekt i odzyskać siły, jeśli zostaniesz zaskoczony.

Dalsza lektura

Ten przewodnik pochodzi z wielu różnych źródeł. Harvard Business Review zawiera szereg znakomitych „ artykułów o negocjacjach ”. Polecamy również książki Getting to Yes Williama Ury'ego i Roberta Fishera, ich kontynuację Getting Past No , również Williama Ury'ego, oraz G. Richard Shell's Bargaining for Advantage .

I sprawdź inne artykuły Storyboard That dotyczące negocjacji, zarządzania i rozwoju produktu.

Skorzystaj z naszych szablonów

W tym artykule wykorzystaliśmy wiele różnych frameworków i szablonów. Oto wszystkie szablony do łatwego tworzenia własnych organizatorów graficznych negocjacji. Te szablony ułatwiają planowanie negocjacji.

*Zastrzeżenie: Sytuacje, byty i osoby użyte jako przykłady w tym artykule są całkowicie fikcyjne. Wszelkie podobieństwo do rzeczywistych osób lub podmiotów jest czysto przypadkowe.