Olekuaruanne on dokument või esitlus, mis annab värskenduse projekti või ülesande edenemise kohta. Tavaliselt sisaldab see teavet selle kohta, mis on saavutatud, mis on veel tegemata, mis tahes tekkinud probleemid või väljakutsed ja mis tahes järgmised sammud.
Olekuaruannete eelised hõlmavad järgmist:
Olekuaruandes sisalduv konkreetne teave võib olenevalt projektist ja sihtrühmast erineda, kuid sisaldab tavaliselt järgmist:
Olekuaruandeid on kõige parem kasutada, kui need on:
Kirjeldage, mis on projekt, kes seda sponsoreerib, miks te seda teete, kes seda juhib ja millal see tähtaeg on. Aruande esimene osa peaks olema projektiga seotud kõige põhilisema teabe üldine kokkuvõte.
Selgitage, mida olete projekti jaoks tänaseks lõpetanud. Millised verstapostid olete saavutanud ja millised suured võidud olete saavutanud?
Puudutage seda, mida tuleb järgmisena käsitleda ja mis on projekti järgmine samm. Mis on järgmine tegevusüksus ja kes selle täitmise eest vastutab?
Andke publikule teada, millised riskid on tulevikus. Kuidas kavatsete neid riske maandada? Milliseid meetmeid võetakse, kui te ei suuda neid riske vältida? Andke neile teada, kui on olemas varuplaan.
Sageli rahastavad teie projekti olekuvärskendust lugevad inimesed, seega andke neile teada, kuidas te nende raha kulutate. Näidake, kui suure osa eelarvest olete kulutanud, millele olete selle kulutanud ja kui palju on veel kulutada. Kas kavatsete eelarve ületada? Või tulete alla?
Olekuaruannete sagedus võib olenevalt projektist ja meeskonnast erineda, kuid tavaliselt koostatakse need kord nädalas või kaks korda nädalas.
Olekuaruannete vaatajaskond võib olenevalt projektist erineda, kuid tavaliselt hõlmab see projekti sidusrühmi, nagu sponsorid, kliendid ja meeskonnaliikmed.
Kõik probleemid või probleemid tuleks olekuaruandesse lisada koos nende lahendamise kirjeldusega. Oluline on olla kõigi väljakutsete osas läbipaistev, et tagada nende võimalikult kiire lahendamine.
Olekuaruande pikkus võib olenevalt projektist erineda, kuid see peaks olema lühike ja keskenduma rakendatavale teabele. Üldiselt piisab ühe kuni kahe lehekülje pikkusest aruandest.
