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CAJA GENERAL Y CAJA MENOR
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- ¡Hola Cristian! como estas, imagínate que tengo que hacer un trabajo y necesito de tu ayuda para que me expliques unos conceptos ya que en tu profesión como contador sabes de estos temas.
- ¡Hola Claudia!, si claro por eso te había dicho que lo que necesitaras de mi ayuda me digieras. Bueno y que necesitas saber?
- Ok. gracias, primero quiero saber cuales son los usos tanto de la caja general como de la caja menor...
- Bueno, la caja general se utiliza para registrar recibos y pago en efectivo por lo cual funciona como libro auxiliar.
- Y la caja menor es un fondo en efectivo fijo y renovable para cubrir gastos imprevistos y urgentes.
- mmm ya...oye y de que se trata la apertura de la caja menor?
- Ok. Esta tiene como objetivo registrar dentro del sistema el situado de recursos que efectúa la tesorería luego de abonados a la cuenta correspondiente; es decir se crea el saldo inicial de la caja menor para gestionar los gastos con cargo a esta.
- para el manejo de la caja menor deberá actuar de conformidad con la ley responderá por la legalización oportuna y el manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales y disciplinarias a que hubiere lugar.
- Y ¿Cuáles son las políticas para la administración y control de la caja general y caja menor?
- Bien. Y sobre los responsables de estos fondos
- El dinero que se entregue para el manejo de la caja menor debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgenteque por medio del fondo se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.
- Que hay de lo que llaman reembolso de caja menor y soportes de los gastos?
- El funcionario encargado de manejar la caja menor elabora una planilla informando en detalle todos los conceptos pagados con sus soportes, la cual se envía al departamento de contabilidad para su aprobación; una vez aprobado el desembolso para registrar la caja menor, se elabora el cheque.
- periódicamente y en fechas no avisadas, debe hacerse “cuadre” de fondos contando el efectivo disponible en ese momento y sumando los vales y recibos o facturas de compra, totalizando el valor de los recibos con el efectivo contado. La sumatoria debe ser igual al fondo fijo.
- Ok, espero que haigas aprendido y te deseo lo mejor en tu proceso estudiantil.
- Ok. muchas gracias por tu tiempo. La verdad me quedo muy claro este tema.
- Por ultimo para cerrar este tema...¿De que se trata el arqueo de caja menor ?
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