Zpráva o stavu je dokument nebo prezentace, která poskytuje aktuální informace o průběhu projektu nebo úkolu. Obvykle obsahuje informace o tom, čeho bylo dosaženo, co zbývá udělat, jakékoli problémy nebo výzvy, které se objevily, a jakékoli další kroky.
Mezi výhody stavových zpráv patří:
Konkrétní informace obsažené ve zprávě o stavu se mohou lišit v závislosti na projektu a publiku, ale obvykle zahrnují:
Zprávy o stavu se nejlépe používají, když jsou:
Popište, co je projekt, kdo jej sponzoruje, proč to děláte, kdo jej řídí a kdy je splatný. První část zprávy by měla být celkovým shrnutím nejzákladnějších informací souvisejících s projektem.
Vysvětlete, co jste v rámci projektu k dnešnímu dni dokončili. Jaké milníky jste dosáhli a jaká velká vítězství jste dosáhli?
Dotkněte se toho, co je třeba dále řešit a jaký je další krok v projektu. Jaká je další akční položka a kdo má na starosti její dokončení?
Dejte divákům vědět, jaká rizika se chystají do budoucna. Jak plánujete tato rizika zmírnit? Jaké kroky podniknete, pokud se těmto rizikům nebudete moci vyhnout? Dejte jim vědět, jestli existuje záložní plán.
Často jsou lidé, kteří čtou aktualizaci stavu, těmi, kdo financují váš projekt, takže jim dejte vědět, jak utrácíte jejich peníze. Uveďte, kolik z rozpočtu jste utratili, za co jste jej utratili a kolik zbývá ještě utratit. Plánujete překročit rozpočet? Nebo přijdeš dolů?
Četnost zpráv o stavu se může lišit v závislosti na projektu a týmu, ale obvykle se připravují jednou týdně nebo jednou za dva týdny.
Publikum pro zprávy o stavu se může lišit v závislosti na projektu, ale obvykle zahrnuje účastníky projektu, jako jsou sponzoři, klienti a členové týmu.
Jakékoli problémy nebo problémy by měly být zahrnuty do zprávy o stavu spolu s popisem toho, jak jsou řešeny. Je důležité být transparentní ohledně jakýchkoli problémů, aby bylo zajištěno, že budou vyřešeny co nejdříve.
Délka zprávy o stavu se může lišit v závislosti na projektu, ale měla by být stručná a zaměřená na použitelné informace. Obecně stačí jedno až dvoustránková zpráva.
