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Come Prepararsi per un Negoziato

Scritto da Nathanael Okhuysen

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La preparazione è la chiave del successo

Guida Alla Pianificazione del Negoziato


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Spesso pensiamo che i migliori negoziatori siano quelli che sono veloci in piedi e pronti a partire in un momento. Immaginiamo che la capacità di negoziare sia una capacità innata che alcune persone hanno, e altre no. Questo non potrebbe essere più lontano dalla verità. La chiave per una negoziazione di successo è la preparazione. Un sacco di preparazione. Dalla ricerca di fondo, alla strategia concreta e alla pianificazione, il tempo trascorso a prepararsi a negoziare si ripaga quando ci si siede al tavolo.

Questa guida illustra sei passaggi che puoi intraprendere per preparare la tua prossima negoziazione e come utilizzare gli storyboard e gli organizzatori grafici per rendere questa preparazione efficace ed efficiente. Troverete modelli che è possibile utilizzare per aiutare nei preparativi e esempi per illustrare i risultati finali.

Tutti gli esempi seguono la storia di NextWidget, una startup di smart-widget, mentre si preparano a rinegoziare il loro contratto con Fabricorp, il loro produttore. *

Fase uno: prima di iniziare

Una buona preparazione deve poggiare su solide fondamenta di conoscenza. Prima ancora di iniziare a pianificare una negoziazione specifica, dovresti dedicare del tempo alla ricerca e riflettere sugli elementi che avranno un ruolo importante in essa. Quali sono alcuni punti su cui dovresti essere sicuro di concentrarti?



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Primo: conosci te stesso

Sei un partecipante a ogni trattativa che inserisci. Se puoi essere onesto su te stesso e sulla tua posizione, puoi evitare molti ostacoli ai negoziatori alle prime armi. Prima di iniziare i preparativi per una trattativa specifica, dovresti sapere:



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Qualcosa su di te e su come gli altri ti percepiscono

Una " Finestra Johari " è un semplice esercizio per registrare ed espandere la conoscenza di sé. L'auto-riflessione produrrà dividendi in una vasta gamma di attività e potrebbe essere particolarmente utile se si sta negoziando come una squadra piuttosto che come un individuo.


Il tuo stile di negoziazione preferito

Sei un negoziatore cooperativo? Uno competitivo? Se non hai familiarità con gli stili di negoziazione, leggi e rifletti su come ti senti più a tuo agio nella negoziazione. Pensa ad alcuni dei tuoi recenti negoziati e al modo in cui ti sei avvicinato.


Punti di forza e debolezza della tua posizione

Una " analisi SWOT " è un ottimo strumento per ottenere un'immagine realistica ed equilibrata di dove ti trovi.



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NextWidget SWOT
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Esempio


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Secondo: Conosci il tuo nemico.

Non è sufficiente sapere da dove vieni, dovresti anche sapere il più possibile sul tuo avversario.


Immagina te stesso nella posizione del tuo avversario.

Esegui lo stesso esame che hai appena intrapreso per te stesso, ma dal loro punto di vista. Se non altro, organizza le informazioni salienti che hai sul tuo avversario con una mappa del ragno, in modo che tu possa vederla a colpo d'occhio.


Cosa vogliono dalla trattativa?

Considera quale altra parte di questa negoziazione sta cercando di ottenere dalla negoziazione. Siate cauti a non saltare alla conclusione che vogliono fregarti e dimezzarti. Molte volte, gli "avversari" sono potenziali collaboratori, se i tuoi interessi si allineano sufficientemente.


Qual è il tuo rapporto con l'altra parte?

Ti è familiare? Qual è la storia? Prendi in considerazione la possibilità di creare una linea temporale per organizzare queste informazioni. La fiducia è un fattore importante nei negoziati e la tua storia con l'altra parte sarà una grande componente di questo.



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Terzo: conosci il terreno.

Se hai già fatto un'analisi SWOT, hai iniziato a pensare ad alcuni dei fattori ambientali che circondano la negoziazione. Questi possono essere ulteriormente esplorati a livello macro con strutture come le cinque forze di Porter o un'analisi PEST. Altre cose da ricercare e considerare includono:


Chi sta guardando questa trattativa?

Anche i negoziati privati ​​hanno un pubblico. I negoziatori di entrambe le parti possono avere stakeholder a cui stanno riferendo, o concorrenti che cattureranno il vento del risultato. Alcuni dei membri del pubblico più importanti sono nella stanza, dal momento che ogni negoziatore vuole essere in grado di allontanarsi dal tavolo con una narrativa vincente.


Quali sono le regole di base che vuoi avere per la negoziazione?

Ci sono risorse che il tuo avversario vorrà probabilmente? Quali sono i problemi fuori tema o fuori dai limiti?


Informazioni sul tuo settore

Qualsiasi informazione sul tuo campo o settore può essere utile, e sarà probabilmente utile in futuro comunque. Potresti non pensare a queste informazioni durante la negoziazione, ma ti aiuterà a orientarti e a informare i tuoi preparativi.


Usa i modelli qui sotto per creare la tua analisi SWOT o la finestra di Johari.



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Passo due: quali sono i tuoi obiettivi?

Un aspetto spesso trascurato della pianificazione della negoziazione è di considerare veramente quali sono gli obiettivi. È facile perdere la prospettiva e saltare a una conclusione ovvia quindi perseguire tale obiettivo durante la negoziazione. Le conclusioni affrettate potrebbero non essere così vantaggiose come appaiono per la prima volta e potrebbero escludere alternative creative.

Considera ciò che ti serve al di fuori della negoziazione e ciò che vuoi da esso. I "bisogni" sono quegli obiettivi che sono inflessibili e richiedono che tu cammini dalla negoziazione se non puoi ottenere. Includono anche quelle cose che non puoi fare, perché è fuori dal tuo potere, o non ne vale la pena. Formano la tua linea di fondo e non dovrebbero essere concessi.

"Wants", d'altra parte, sono obiettivi che possono essere scambiati, o modificati in qualche modo. Anche se sono preziosi, non ottenerli non renderà la trattativa infruttuosa. Dovrebbero essere scambiati per "bisogni". Inoltre formano un terreno fertile per collaborazioni creative, poiché possono cambiare per soddisfare i bisogni e i desideri dell'altra parte.

Inizia con il brainstorming delle cose che desideri ottenere da questa negoziazione. Dividi i risultati in "bisogni" e "desideri". Combina i tuoi "bisogni" in una linea di fondo, e vedi se ci sono dei "desideri" che sono incompatibili. Considera di classificare i "desideri" rimanenti in base a quanto sono preziosi per te.



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Terzo passo: i BATNA e le migliori prime offerte

Dal momento che non tutte le negoziazioni hanno successo, dovresti essere pronto ad andare via dal tavolo. Sapete già cosa avete bisogno dalla negoziazione e avete una linea di fondo, ma dovreste essere preparati con una migliore alternativa ad un accordo negoziato , o un "BATNA". Ci sono quattro passaggi nella formulazione di un BATNA:



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BATNA Spider Map
BATNA Spider Map

Esempio


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Nel valutare le tue alternative, potresti essere in grado di utilizzare una serie di metriche molto specifiche, ma anche un'analisi molto generale può essere coperta dividendo le informazioni in dati solidi, chiari punti di forza, possibili punti deboli e altre informazioni pertinenti. Illustrare il punto più saliente di ciascuna categoria renderà i confronti più sorprendenti.


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NextWidget Alternatives Comparisons
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Esempio


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BATNA e linee di fondo

Se il tuo BATNA è significativamente migliore o peggiore del tuo punto di cammino, potresti voler rivedere l'uno o l'altro.

Ora che hai pensato a quando potresti andartene, considera quando il tuo avversario potrebbe fare lo stesso. Cosa vogliono? Di cosa hanno bisogno? Quali sono le loro alternative? Cerca di valutare gli obiettivi, la linea di fondo e il BATNA del tuo avversario. Dopo averlo fatto, sviluppa un'offerta provvisoria da estendere durante la negoziazione.

Questa prima offerta dovrebbe essere qualcosa su cui possono essere d'accordo che soddisfi tutti i tuoi bisogni e il maggior numero possibile di desideri. Man mano che ottieni maggiori informazioni prima e durante la negoziazione, puoi modificare questa prima offerta prima di presentarla dall'altra parte.



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Fase quattro: confrontare le posizioni delle parti

Confronto tra stili e approcci

Qual è il tuo stile di negoziazione ? Qual è il loro stile? Quali approcci sono probabili le due parti? Qual è il risultato del loro abbinamento? Crea uno storyboard per immaginare il probabile risultato. Potresti adattare il tuo stile alle circostanze.



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Confronto di potenza

Le persone a volte parlano di essere in una posizione di contrattazione forte. Cosa significa veramente? Un'analisi del potere di negoziazione ti aiuterà a capire quanto sia vantaggiosa la tua posizione di contrattazione e la confronti alla posizione del tuo avversario.

Usando una griglia, elenca il tuo potere in ogni categoria e in quella del tuo avversario.


Costruttivo La capacità di fornire qualcosa che l'altra parte desidera. Ad esempio: un acquirente ha il potere costruttivo di fornire denaro al venditore e il venditore ha il potere costruttivo di fornire all'acquirente i beni che cerca.
Ostruttivo La capacità di mantenere l'altra parte dall'ottenere qualcosa che vogliono. Un esempio potrebbe minacciare di boicottare un'azienda o un prodotto.
A passeggio Questa è la libertà di abbandonare una trattativa. È aumentato da un forte BATNA. È importante non usare questo potere con troppa forza; come il potere ostruttivo, può erodere la fiducia.
Normativo Fare appello a valori normativi come l'equità è spesso trascurato come tattica di negoziazione. Tuttavia, è una pietra miliare delle negoziazioni informali e si complimenta con gli altri poteri. È particolarmente importante per i negoziatori che hanno molto poco da negoziare nelle altre categorie di potere.
Collettivo Questa è una capacità di migliorare o aumentare un altro tipo di potere raggiungendo individui o gruppi al di fuori della negoziazione. È la forza dietro gli scioperi di solidarietà sindacale; un'azienda può essere in grado di trovare sostituti per i propri lavoratori, ma ha ancora bisogno di consegne da parte dei conducenti che non attraverseranno le linee di picchetto.
Personale Questo è il carisma o le capacità di un negoziatore specifico per lavorare con gli altri, risolvere problemi o persuadere. Consente all'altra forma di potere di essere efficacemente schierata in negoziazioni competitive e collaborative.


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NextWidget v. Fabricorp Power Comparison
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Esempio


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Trovare un terreno comune

Cosa è importante per te? Cosa è importante per loro? Cosa puoi dare facilmente? Cosa possono facilmente dare? Questa informazione può essere convenientemente sistemata in un paio di griglie 2x2.

Utilizzare queste informazioni per cercare un terreno comune . Gli obiettivi importanti per entrambe le parti e compatibili sono ottimi punti di partenza per un accordo reciprocamente vantaggioso. Aspettatevi che i progressi siano fatti rapidamente in queste aree e aprite la strada a oggetti più controversi.

Questi confronti sono anche utili nella costruzione di pacchetti di contrattazione, di cui parleremo più nel prossimo passaggio.



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Fase cinque: immaginando trattative

Quando si contrattano, si è tentati di affrontare un problema alla volta. A volte è strategicamente importante stabilire un punto di accordo prima di passare agli altri, ma spesso questa manca la foresta per gli alberi. L'alternativa è raggruppare molti elementi in un " pacchetto ". Ciò può attenuare la ricezione a punti indesiderati e impedire che i risultati divengano incoerenti o contraddittori.

La contrattazione con i pacchetti anziché gli articoli per articolo crea però offerte e controvalori complessi, che possono essere più difficili da mantenere. È utile immaginarli in modo concreto, piuttosto che come una lista di elementi discreti. Uno storyboard o un organizzatore grafico possono legare insieme questi elementi.

La negoziazione di principio ha molte di queste stesse complicazioni. Dal momento che le parti non si limitano a spingersi l'un l'altra verso una linea di fondo, le offerte diventano collaborative, creative e potenzialmente complesse.

I negoziati oi risultati dello storyboard possono essere di particolare utilità durante la preparazione:


Come una narrativa per te stesso.

Storyboard offre l'opportunità di anticipare e provare la negoziazione, nel suo complesso o in singoli momenti.


Per vendere la tua offerta.

Se riesci a dipingere un'immagine vivida di ciò che la tua offerta vorrà dire dall'altra parte, può aiutarli a capire in che modo il tuo suggerimento sarà utile.


Quando comunichi al tuo team o alle parti interessate.

I suggerimenti in fase di negoziazione possono sembrare astratti e poco chiari. Uno storyboard di una decisione o un risultato tiene tutti sulla stessa pagina.



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Countering a Low Offer
Countering a Low Offer

Esempio


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Passo Sei: Organizza

Il passo finale in preparazione è prendere tutte le informazioni che hai appena generato e metterle in un posto. Isolare gli aspetti vitali del tuo piano e combinarli ti manterrà in pista e ti aiuterà ad adattarti rapidamente man mano che la negoziazione avanza.


Quali sono i tuoi obiettivi?


Non perdere di vista ciò che desideri e hai bisogno dalla negoziazione. Questa potrebbe essere una cosa specifica o alcuni elementi correlati. Cerca di focalizzare l'essenziale qui, piuttosto che elencare ogni possibile punto di negoziazione.

Dove sei forte? Dove sei debole?


Ricorda l'analisi SWOT dall'inizio e il confronto della potenza dal Passaggio 4. Cerca di guidare la negoziazione in modo da poter sfruttare i tuoi punti di forza e minimizzare i tuoi punti deboli.

Qual è la tua migliore alternativa?


Tieni a portata di mano il tuo BATNA e la linea di fondo per ricordarti quando pensare di andartene.

Qual è la tua strategia?


Questo è il quadro generale, compreso il tuo approccio negoziale, la prima offerta preliminare e altre parti del tuo piano che non sono direttamente correlate alle azioni dell'altra parte.

Qual è la loro strategia?


Ancora, ampi tratti qui. Cosa ti aspetti dal loro approccio nella negoziazione? Quanto sono aperti alla collaborazione e al compromesso?

Quali sono le tue opzioni tattiche?


Nella tua pianificazione, probabilmente hai previsto che determinati punti o proposte saranno inevitabili e difficili da gestire. Crea delle risposte pre-pianificate che puoi eseguire quando emergono.



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NextWidget Negotiation Summary
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Molti di questi passaggi si informano a vicenda, pertanto potrebbe risultare più semplice eseguirli in un ordine diverso o tornare a vari passaggi man mano che si procede. Se il tempo o le risorse sono un fattore limitante, una breve occhiata ad ogni passo sarà meglio di niente; anche un po 'di preparazione fa molto.

Ricorda, anche il piano più completo è improbabile che sopravviva all'apertura di una trattativa, ci sono semplicemente troppe incognite. Il meglio che puoi fare è prepararti ed essere pronto ad adeguarti man mano che la negoziazione va avanti. Un buon piano ti posiziona bene per effettuare le regolazioni necessarie e per recuperare se sei colto di sorpresa.



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Ulteriori letture

Questa guida è tratta da un'ampia varietà di fonti. L'Harvard Business Review ha una serie di eccellenti " articoli sulla negoziazione ". Consigliamo anche i libri Getting to Yes di William Ury e Robert Fisher, il suo seguito, Getting Past No , sempre di William Ury, e G. Richard Shell's Bargaining for Advantage .

E dai un'occhiata agli altri articoli di Storyboard That su negoziazione, gestione e sviluppo del prodotto.



Usa i nostri modelli

In questo articolo abbiamo utilizzato molti diversi framework e modelli. Ecco tutti i modelli per creare facilmente i tuoi organizzatori grafici di negoziazione. Questi modelli facilitano la pianificazione della negoziazione.


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* Disclaimer: le situazioni, le entità e le persone utilizzate come esempi in questo articolo sono completamente fittizie. Qualsiasi somiglianza con persone o entità reali è puramente casuale.


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