Un rapport d'état est un document ou une présentation qui fournit une mise à jour sur l'avancement d'un projet ou d'une tâche. Il comprend généralement des informations sur ce qui a été accompli, ce qui reste à faire, les problèmes ou défis qui se sont posés et les prochaines étapes.
Les avantages des rapports d'état incluent :
Les informations spécifiques incluses dans un rapport d'état peuvent varier en fonction du projet et du public, mais comprennent généralement :
Les rapports d'état sont mieux utilisés lorsqu'ils sont :
Décrivez en quoi consiste le projet, qui le parraine, pourquoi vous le faites, qui le gère et quand il est dû. La première partie du rapport doit être un résumé général des informations les plus élémentaires liées au projet.
Expliquez ce que vous avez réalisé pour le projet à ce jour. Quelles étapes avez-vous franchies et quelles grandes victoires avez-vous eues ?
Touchez ce qui doit être abordé ensuite et quelle est la prochaine étape du projet. Quel est le prochain élément d'action et qui est chargé de le terminer ?
Faites savoir au public quels sont les risques à venir. Comment comptez-vous atténuer ces risques ? Quelles mesures allez-vous prendre si vous ne parvenez pas à éviter ces risques ? Faites-leur savoir s'il existe un plan de secours.
Souvent, les personnes qui lisent la mise à jour du statut sont celles qui financent votre projet, alors faites-leur savoir comment vous dépensez leur argent. Illustrez la part du budget que vous avez dépensée, à quoi vous l'avez dépensé et combien il vous reste à dépenser. Prévoyez-vous de dépasser votre budget ? Ou viendrez-vous sous?
La fréquence des rapports de statut peut varier en fonction du projet et de l'équipe, mais ils sont généralement préparés sur une base hebdomadaire ou bimensuelle.
Le public des rapports d'état peut varier en fonction du projet, mais comprend généralement les parties prenantes du projet telles que les sponsors, les clients et les membres de l'équipe.
Tout problème ou question doit être inclus dans le rapport d'état, accompagné d'une description de la manière dont il est traité. Il est important d'être transparent sur tous les défis afin de s'assurer qu'ils sont traités dès que possible.
La longueur d'un rapport d'état peut varier en fonction du projet, mais il doit être concis et axé sur des informations exploitables. Généralement, un rapport d'une à deux pages suffit.
