Un rapporto sullo stato è un documento o una presentazione che fornisce un aggiornamento sullo stato di avanzamento di un progetto o di un'attività. In genere include informazioni su ciò che è stato realizzato, ciò che resta da fare, eventuali problemi o sfide che sono sorti e eventuali passaggi successivi.
I vantaggi dei rapporti di stato includono:
Le informazioni specifiche incluse in un rapporto sullo stato possono variare a seconda del progetto e del pubblico, ma in genere includono:
I rapporti sullo stato sono utilizzati al meglio quando sono:
Descrivi cos'è il progetto, chi lo sponsorizza, perché lo stai facendo, chi lo gestisce e quando è dovuto. La prima parte della relazione dovrebbe essere un riepilogo generale delle informazioni di base relative al progetto.
Spiega cosa hai completato per il progetto fino ad oggi. Quali traguardi hai raggiunto e quali grandi vittorie hai ottenuto?
Tocca ciò che deve essere affrontato in seguito e qual è il prossimo passo nel progetto. Qual è il prossimo elemento di azione e chi è incaricato di completarlo?
Fai sapere al pubblico quali sono i rischi per il futuro. Come pensate di mitigare questi rischi? Quali azioni verranno intraprese se non si è in grado di evitare questi rischi? Fagli sapere se esiste un piano di riserva.
Spesso le persone che leggono l'aggiornamento di stato sono quelle che finanziano il tuo progetto, quindi fagli sapere come stai spendendo i loro soldi. Illustra quanto del budget hai speso, per cosa lo hai speso e quanto resta ancora da spendere. Prevedi di superare il budget? O verrai sotto?
La frequenza dei rapporti sullo stato può variare a seconda del progetto e del team, ma in genere vengono preparati su base settimanale o bisettimanale.
Il pubblico per i rapporti sullo stato può variare a seconda del progetto, ma in genere include le parti interessate del progetto come sponsor, clienti e membri del team.
Eventuali problemi o problemi devono essere inclusi nel rapporto sullo stato, insieme a una descrizione di come vengono affrontati. È importante essere trasparenti su eventuali sfide per garantire che vengano affrontate il prima possibile.
La lunghezza di un rapporto sullo stato può variare a seconda del progetto, ma dovrebbe essere conciso e incentrato su informazioni fruibili. In genere è sufficiente una relazione di una o due pagine.
